Home-theater-designers
Mail Merge este ca unul dintre acei vechi prieteni pe care nu i-ai sunat de ani de zile. Subestimat și ignorat, până în ziua în care ai mare nevoie de ele.
Pur și simplu nu îți dai seama de potențialul său până când nu ți-a fost delegată sarcina de a gestiona câteva sute de invitații în ultimul moment. Poate că sunt o grămadă de invitații la nuntă sau o alertă roșie la o iminentă apocalipsă zombi. Sau ar putea fi ceva inofensiv - cum ar fi tipărirea unei grămezi de etichete de adrese și insigne de nume.
Nu-ți face griji. Puteți trimite e-mailuri de masă personalizate cu Microsoft Outlook 2016 în câteva minute cu câteva clicuri. Și salvează ziua.
Când ar trebui să utilizați Combinarea corespondenței?
Înainte de a trece mai departe, îmbinarea prin e-mail este utilizată atunci când doriți să creați mai multe documente care sunt practic aceleași, dar în care fiecare document conține detalii unice. E-mailurile partajează același format și același text și grafică, dacă există. De exemplu, invitațiile în care textul rămâne același, dar numele, adresa sau chiar subiectele sunt unice pentru fiecare.
Fuzionarea e-mailurilor - spre deosebire de e-mailul unui mesaj către un grup de persoane - face ca fiecare destinatar al mesajului să fie singurul destinatar .
Cea mai bună utilizare pe care am găsit-o până acum pentru ei - folosiți e-mailul în masă ca instrument de căutare a locurilor de muncă cu detalii personalizate pentru fiecare angajator.
Funcția de îmbinare a corespondenței utilizează două părți:
- The document constant constant (aici: Microsoft Word) unde scrieți corpul e-mailului.
- The sursă de date modificabilă (aici: Contacte Microsoft Outlook) care este de obicei adresa și numele destinatarului.
Aceste două sunt „îmbinate”. Având în vedere că Outlook face parte din suita Microsoft Office, se poate utiliza această caracteristică pentru a trimite mesaje în bloc, fiecare personalizată pentru un contact diferit. Nu este spam, deși cred că în mâini greșite, îmbinarea corespondenței poate fi utilizată pentru a mocheta bomba cu e-mailuri nesolicitate.
cum găsesc istoria casei mele
Microsoft Office vă permite să utilizați diferite surse de date pentru detaliile adresei - de exemplu, puteți utilizați o foaie de calcul Excel sau chiar o bază de date Access. Aici, vă veți folosi contactele Microsoft Outlook pentru a trimite e-mailurile.
Pregătiți-vă grupul de contacte pentru îmbinarea prin e-mail
Deci, să descompunem pașii după ce lansați Microsoft Outlook.
1. Deschideți oameni pentru a afișa lista persoanelor de contact.
Selectați contactele (CTRL + clic) pe care doriți să le includeți în lista de e-mailuri personalizate. Pentru a face mai ușoară gestionarea unei liste uriașe, utilizați Fel opțiuni disponibile (faceți clic pe săgeata drop-down de lângă Toate ). Pentru a-l face mai ușor de gestionat, puteți sortează după categorii prin aceeași listă derulantă.
Rețineți: Fuzionarea prin e-mail nu lucrați cu liste de distribuție .
2. Selectați Mail Merge din Panglică> Acasă> Grupul de acțiuni .
3. În ecranul Mail Merge Contacts pe care ar trebui să-l vedeți acum, alegeți Numai contactele selectate dacă e-mailul personalizat este destinat unui lot selectat de contacte. În secțiunea Merge options de mai jos, selectați următorii parametri.
- Tipul documentului: Formular Scrisori
- Merge to: E-mail
- Linia subiectului mesajului: Subiectul nu se va modifica pentru toate e-mailurile.
4. Faceți clic pe Bine și apoi se va lansa Microsoft Word pentru a compune mesajul personalizat.
Scrieți mesajul personalizat în Microsoft Word
Fila Mailings de pe panglică este vizualizată în față și în centru. Aici, veți dori să începeți e-mailul în masă cu o linie de salut personalizată . De la Mailings din Microsoft Word, selectați Linie de salut .
După cum puteți vedea, caseta de dialog a fost pre-populată cu numele domnului Randall. Acesta este doar un substituent pentru numele din lista dvs. de contacte. Chiar sub aceasta, puteți verifica o previzualizare a numelor din lista dvs. Puteți personaliza intrările cu opțiunile date aici.
Rețineți că câmpurile de îmbinare provin din titlurile coloanelor din lista dvs. de corespondență. Deci, dacă există o nepotrivire, utilizați Câmpuri de potrivire pentru a vă asigura că îmbinarea rămâne exactă. Dacă un câmp pe care îl doriți spune „Nu se potrivește”, selectați lista derulantă pentru câmpul respectiv și apoi alegeți numele coloanei care se potrivește cu coloana respectivă din listă.
Când faceți clic Bine și ieșiți de aici, un substituent pentru linia de salut (Stimate domn ...) este plasat în documentul Word.
Tine minte asta: Puteți introduce informații suplimentare în document cu câmpuri suplimentare.
Click pe Introduceți câmpul Merge. Aceste date trebuie să fie prezente în sursa dvs. originală de date, care este, în acest caz, informațiile de contact din Microsoft Outlook. Exemplele includ - adresa de domiciliu, telefonul de acasă, titlul postului etc. Puteți vedea lista completă atunci când faceți clic pe săgeata drop-down mică.
Formatați Salutul. Pentru a formata linia de salut așa cum doriți, evidențiați întregul câmp, inclusiv semnele de la fiecare capăt. Du-te la Acasă filă și utilizați setările Font. De asemenea, setați Spațiere între linii pentru a vă asigura că distanța dintre linii se potrivește cu spațiul din restul documentului.
Tastați mesajul acum
Începutul mesajului este<>substituent și / sau orice alt câmp pe care l-ați inserat cu ajutorul câmpurilor de îmbinare suplimentare. Compuneți mesajul. Amintiți-vă, acesta este cel mai bun e-mail în masă. Deci, asigurați-vă că utilizați toată eticheta de e-mail pe care o puteți obține.
Când corpul e-mailului este terminat, faceți clic pe Finalizare și îmbinare> Trimiteți mesaje prin e-mail .
The Merge to E-mail se deschide caseta de dialog. Clic Bine .
MS Word face apoi sarcina de a posta automat e-mailurile într-o clipă. Word trimite un e-mail individual la fiecare adresă. Nu poți CC sau BCC alți destinatari și tu nu poate adăuga atașamente la e-mail.
Puteți salva documentul pe care l-ați folosit pentru îmbinarea corespondenței, deoarece salvează și linkul cu sursa de date, adică contactele. Când deschideți documentul de îmbinare a corespondenței, alegeți da când Word vă solicită să păstrați conexiunea.
cum să vă vedeți abonații pe YouTube
Adăugați acest economizor de timp la setul dvs. de instrumente de e-mail
Odată ce ai obținut, întregul proces durează abia câteva minute de la început până la sfârșit. În același timp, este necesar pentru a compune un e-mail pentru o singură persoană, acum puteți face acest lucru pentru un grup. Nu contează cât de mare este grupul.
De asemenea, este un bun comportament de e-mail de grup să folosești numele unui destinatar ca salut. Oferă o notă mai personală e-mailului. Ceva, lipsește enorm un e-mail CC-ed.
Apoi, puteți încerca îmbinarea corespondenței pentru a imprima scrisori, etichete și plicuri. Ați putea dori, de asemenea, să aflați mai multe despre metode ușoare de îmbinare a fișierelor Microsoft Outlook PST . Ți-e foame de mai multe sfaturi Outlook? Apoi, este timpul să explorați caracteristicile puțin cunoscute ale Outlook!
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Cum se accesează nivelul încorporat Google cu bule pe AndroidDacă ați avut vreodată nevoie să vă asigurați că ceva este la nivel într-o ciupire, acum puteți obține un nivel de bule pe telefonul dvs. în câteva secunde.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Sfaturi pentru e-mail
- Managementul contactelor
- Client de e-mail desktop
- Microsoft Outlook
- Mail Merge
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu este editorul adjunct pentru Internet, Windows și Productivitate. După ce a eliminat murdăria unui MBA și o carieră de marketing de zece ani, el este acum pasionat de a-i ajuta pe alții să-și îmbunătățească abilitățile de povestire. Se uită la virgula Oxford lipsă și urăște capturile de ecran proaste. Dar ideile de fotografie, Photoshop și productivitate îi calmează sufletul.
Mai multe de la Saikat BasuAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona