Home-theater-designers
Fuzionarea prin poștă vă poate economisi timp și efort, așa că învățați procesul de la început până la sfârșit cu acest ghid.
Aproape toți cei care sunt familiarizați cu suita Office au auzit de Mail Merge, dar mulți nu știu exact cum se desfășoară procesul. Este mai ușor decât ați putea crede - atâta timp cât sunteți clar cum să vă configurați documentele în prealabil și să le îmbinați în Word.
După ce ați pornit și ați rulat, veți utiliza această funcție pentru a crea totul cartele index personalizate la o expediere în masă la locul de muncă. Fuzionarea corespondenței este descurajantă doar pentru prima dată și puteți dovedi acest lucru pentru voi însuși lucrând prin această soluție.
Am folosit noul Office 2016 pentru acest ghid, dar procesul se aplică versiunilor mai vechi ale Microsoft Word și Excel.
Cum se configurează documentul sursă
Combinarea prin poștă funcționează prin completarea câmpurilor specificate dintr-un document cu date dintr-o altă sursă, de obicei o bază de date sau o foaie de calcul . Primul pas către o îmbinare de e-mail de succes este configurarea documentului sursă și asigurarea faptului că este formatat într-un mod pe care Word îl poate înțelege.
Având în vedere că este cea mai obișnuită utilizare a acestei tehnici, exemplul nostru se va concentra în jurul plasării de nume și adrese individuale pe o corespondență de masă generică. Câmpurile pe care le vom include sunt Nume, Companie, Adresă, Oraș, Stat și Cod poștal - dar aceste informații nu sunt esențiale, atâta timp cât urmați procesul general.
Folosind Excel
Dacă utilizați Excel pentru a vă construi documentul sursă, trebuie pur și simplu să produceți un tabel cu toate informațiile pertinente care ar putea fi incluse în această combinație de corespondență sau o viitoare corespondență.
Ideea de bază aici este să împărțiți informațiile dvs. diferite în coloane separate și să le dați fiecăruia un antet adecvat. Acest lucru facilitează alegerea și alegerea dintre aceste detalii ulterior, făcând posibilă utilizarea aceluiași document sursă pentru a crea orice, de la o insignă de identificare la o etichetă de adresă.
Apoi, selectați toate datele (inclusiv anteturile coloanei), navigați la Formule filă și selectați Definiți numele .
Vi se va cere un nume pentru setul dvs. de date, deci alegeți ceva adecvat. Dacă este probabil să supravegheați mai multe proiecte de îmbinare a corespondenței pentru diferite corespondențe, este înțelept să adăugați ceva recunoscut pentru a le diferenția mai departe. Odată ce ați terminat, salvați-vă munca și închideți foaia de calcul.
Folosind Word
De asemenea, puteți utiliza un fișier Word ca document sursă, dar necesită un efort mai mare. Va trebui amenajează o masă pentru a menține lucrurile regimentate , deci mergeți la Introduce filă, găsiți fișierul Mese și faceți clic pe meniul derulant. Stabiliți dimensiunea tabelului necesar pentru proiectul dvs. și apoi începeți să-l completați cu datele dvs.
cum să transferați fișiere de pe Mac pe Android
Nu este nevoie să vă faceți prea multe griji cu privire la formatare aici, deoarece acest document este destinat doar să acționeze ca un fișier sursă pentru Merge Mail. Cu toate acestea, precizia este esențială, deci asigurați-vă că toate datele dvs. au fost plasate în coloanele corecte și intitulate corespunzător. Când ați terminat, salvați documentul și închideți-l pentru moment.
Lansarea îmbinării dvs. de e-mail
Deschideți Word și creați un document nou. Mergeți la Mailings fila și faceți clic pe Start Mail Merge pentru a selecta proiectul dorit.
Iată în care procesul ar putea diferi puțin, în funcție de ceea ce doriți să faceți. Dacă aș face o etichetă sau altceva care ar putea fi tipărit pe hârtie non-standard, mi s-ar prezenta un alt ecran care să-mi permită să stipulez câteva opțiuni de imprimare suplimentare.
sim nu provizionat mm 2 tracfone
În acest caz, alegeți Mod implicit tavă, cu excepția cazului în care aveți motive să faceți altfel, apoi selectați numărul produsului corespunzător, astfel încât Word să poată aplica șablonul corect.
Importul datelor sursă
Odată cu aceste fundații, putem începe acum să importăm informații pe care le-am introdus în documentul sursă la începutul procesului. Mergeți la Mailings din nou, faceți clic pe Selectați Destinatari și alegeți Utilizați lista existentă .
Navigați la documentul sursă, indiferent dacă a fost creat în Word sau Excel - suita Microsoft Office va funcționa bine în majoritatea situațiilor. Dacă utilizați o foaie de calcul, vi se va cere să confirmați ce tabel selectați și ar trebui să vă asigurați că caseta marcată Primul rând de date conține anteturi de coloană este bifat. Acum îndreptați-vă către Scrieți și introduceți câmpuri secțiunea din Mailings fila și faceți clic pe Bloc de adrese (sau orice altceva are sens pentru proiectul dvs.).
Aici, veți putea regla exact ce câmpuri sunt transferate din documentul sursă către corespondența finală. Pentru și mai multe opțiuni în această etapă, am fi putut adăuga numele, prenumele și prenumele destinatarilor noștri ca coloane individuale, care ar extinde lista de opțiuni disponibile în Introduceți numele destinatarului în acest format camp. Cu toate acestea, acest lucru este strict opțional.
Instrumentul de blocare a adreselor este excelent pentru oricine dorește să accelereze prin Merge Mail, dar dacă doriți să specificați exact cum este prezentat documentul dvs. , ia în considerare utilizarea Introduceți câmpul Merge opțiune sub Scrieți și introduceți câmpuri secțiune pentru a plasa fiecare câmp de mână. După ce ați introdus câmpurile în document, puteți utiliza Previzualizați rezultatele pentru a vedea cum se va imprima odată completat.
Acum este momentul să faceți orice modificări de formatare pe care ar putea fi necesar să le efectuați; schimbarea fontului, ajustarea modului în care fiecare câmp va sta pe pagină și orice înflorire estetică pe care doriți să o adăugați. Odată ce ați terminat, navigați din nou la fila Mailings și faceți clic Finish & Merge sub finalizarea secțiune. Documentele completate ar trebui să fie gata și să vă aștepte să le imprimați și să le trimiteți prin poștă.
Pentru ceva puțin mai simplu, consultați cei mai buni producători de etichete pe care îi puteți cumpăra.
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 5 sfaturi pentru a vă supraîncărca mașinile VirtualBox LinuxV-ați săturat de slaba performanță oferită de mașinile virtuale? Iată ce ar trebui să faceți pentru a vă spori performanța VirtualBox.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Mail Merge
- Microsoft Office 2016
Scriitor englez cu sediul în prezent în SUA. Găsește-mă pe Twitter prin @radjonze.
Mai multe de la Brad JonesAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona