Home-theater-designers
Sau ar trebui să le folosiți pe amândouă? Microsoft Access și Excel oferă atât filtrarea datelor, cumularea și interogarea, dar ce program este potrivit cerințelor dvs. de lucru și cum obțineți cele mai bune din ambele lumi?
Înțelegerea pentru ce este folosit fiecare instrument
Tabelul de mai sus ar trebui să vă ofere o schiță a comparațiilor cheie între utilizarea Microsoft Access sau Excel pentru cerințele dvs. de date. Într-o lume ideală, toți folosim Microsoft Excel și Access în mod interschimbabil, unul pentru calculele sale matematice avansate și comparațiile statistice, celălalt pentru capacitatea sa de a organiza și afișa plute de date într-un mod structurat.
Întrebări cheie înainte de alegerea dvs.
Ar trebui să vă puneți aceste întrebări cheie înainte de a vă angaja cu un software peste celălalt:
- Cum doriți să vă organizați datele?
- Repetitiv? Duplicare?
- Urmărirea acțiunii / gestionarea evenimentelor?
- Stocați și gestionați sau stocați și analizați?
- Câte date aveți?
- Text?
- Numeric?
- Aveți nevoie de formatare pentru ieșire partajabilă?
Excel este pentru analiza datelor
Excel excelează în ceea ce privește datele numerice, stocarea lor și numeroasele permutări de analiză pe care le-ați putea solicita pentru a descoperi orice tipare, tendințe sau denumiri greșite în datele dvs. Curba de învățare pentru Excel este destul de scurtă - în sensul că poate părea extrem de descurajantă pentru început, dar veți îndoi rapid tabelele pivot pentru propria dvs. utilizare în cel mai scurt timp.
extrageți un videoclip de pe un site web
Vin ultimele versiuni absolut blocat plin de șabloane , comenzi rapide utile și o interfață grafică foarte prietenoasă, dar trebuie luate în considerare. Excel este un instrument superb atunci când utilizați câteva foi de calcul odată, dar când începeți să măriți dimensiunea bazei de date, de exemplu cu un set de date guvernamental, Excel începe să scârțâie sub tensiune.
Menținerea unei foi de calcul masive Excel cu mii, dacă nu zeci de mii de intrări devine din ce în ce mai dificilă și pe măsură ce datele dvs. evoluează, nevoia de a vă actualiza formulele, intervalele de rezumat și macrocomenzile pot duce la apariția unor greșeli în datele dvs.
Resurse Excel
Iată câteva resurse online, tutoriale și șabloane excelente pentru a vă oferi atenția atunci când faceți cunoștință cu Excel:
- Aflați Excel fără să cheltuiți un ban - listă de referință pentru tutoriale Excel, care acoperă literalmente tot ce aveți nevoie printr-unul dintre linkuri
- Șabloane pentru Excel - Microsoft Office magazin pentru șabloane Excel. Excel 2013 are o listă extinsă atunci când deschideți software-ul - căutați mai multe opțiuni!
- Chandoo.org - tone de informații gratuite care acoperă toate nivelurile de învățare
- MrExcel - similar cu Chandoo, are mii de videoclipuri și tutoriale practice
- Youtube: Howcast Tech - mare serie introductivă, care se îndreaptă spre unele instrumente Excel intermediare
Chandoo, MrExcel și seria YouTube de la Howcast Tech sunt deosebit de bune, fiecare oferind tutoriale remarcabile care acoperă aproape toate instrumentele pe care le-ați putea întâlni în Excel, resurse strălucite pentru începători umili până la savanții Excel dintre noi.
Accesul excelează la gestionarea datelor
Microsoft Access este o bestie ușor diferită de Excel. În cazul în care Microsoft Excel menține un accent pe secvențe de date numerice, potențial unice, Access oferă o soluție de stocare pentru informații care pot fi reamintite și referite în mai multe locuri. Am să recunosc curba de învățare pentru Access este problematic pe alocuri, dar odată ce ați învățat elementele de bază ale software-ului, veți găsi acele abilități relativ interschimbabile cu aproape orice software de bază de date.
Poate că cea mai mare diferență dintre Microsoft Access și Excel este metoda de păstrare a înregistrărilor. Înregistrările Microsoft Access sunt gratuite pentru modificare în orice moment. Imaginea de mai sus arată Microsoft Access (sus) și Excel (jos) pentru comparație. Rețineți, când utilizați Microsoft Access, fiecărei înregistrări individuale i se dă un număr de identificare specific - prima coloană - pentru a vă permite să sortați, să filtrați și să interogați întreaga bază de date. Și baza dvs. de date este doar asta - un magazin digital de informații. Adăugarea mai multor informații, modificarea, eliminarea, filtrarea și interogarea acestora nu au niciun impact asupra înregistrării existente și nici asupra formulelor, intervalelor rezumative, tabelelor și rapoartelor pe care le-ați configurat deja. Atunci când utilizați un set de date masiv în Excel, există posibilitatea ca efectuarea oricăreia dintre sarcinile menționate anterior să se rupă ceva, undeva.
Cu un pas mai departe decât Excel
Microsoft Access face un pas mai departe decât Excel în ceea ce privește stocarea pură a datelor, oferind instrumente interne specifice pentru a asigura calitatea datelor:
- Utilizați liste de căutare și reguli de validare pentru câmpuri individuale la nivel de masă
- Formularele pot adăuga reguli suplimentare în tabelul de acces în timpul introducerii datelor
- Sensibil la selectarea utilizatorilor și la evenimentele predefinite
- Integritatea referențială între tabele menținută în mod constant de Microsoft Access - asigurându-vă că toate datele dvs. au sens, aproape tot timpul
Agregările de baze de date enorme sunt relativ simple și în Microsoft Access. Interogarea și filtrarea pot avea loc indiferent de modul dvs. de stocare, Microsoft Access oferă soluții puternice de analiză a datelor - dar nu există un tabel pivot!
Resurse Microsoft Access
Similar cu ofertele noastre Microsoft Excel, iată câteva resurse online minunate, tutoriale și șabloane pentru a vă oferi atenția când vă aflați în Access:
- Acces ușor cu șabloane - tutorial oficial MS Office pentru utilizarea șabloanelor Access pentru a vă accelera munca
- Introducere în șabloanele Access 2010 - o introducere în selectarea și implementarea șabloanelor de acces
- GCF Learn Free - Tutorial din 14 părți care cuprinde introducerea datelor la prezentarea datelor și multe altele
- Accesul la orice - absolut masiv lista de întrebări de acces și tutoriale
- Baycon Group [Broken URL Removed] - tutoriale detaliate, de la introducerea datelor dvs. până la tabele de interogare avansate
Si castigatorul este...
Nici!
Oh, ce cop-out, scuze ... dar sper că am ilustrat fiecare software, astfel încât următoarea dvs. decizie de stocare / analiză a datelor va fi mai ușoară. Puteți importa date Microsoft Access în Excel și invers în mai multe moduri, extinzând infinit potențialul ambelor software. Soluțiile furnizate de Microsoft Access și Excel oferă un spectru de tehnici de gestionare a datelor care evoluează alături de cerința noastră de date.
ce telefon este mai bun iphone sau samsung
Bara de sus ilustrează opțiunile de import și export disponibile prin Microsoft Access> Date externe filă. Al doilea arată opțiuni de export similare prin Excel> Date filă. Ambele file de date oferă utilizatorilor o funcționalitate încrucișată extinsă, care vă permite să obțineți cele mai bune din ambele lumi: calcule matematice supreme, formatare și tabele, împreună cu o gestionare excelentă a datelor, analiză și reportaj.
Cititorii cu ochi atenți vor observa lipsa unei file de export Excel.> CTRL + C sau CMD + C!
Înțelegerea exactă a ceea ce poate face fiecare instrument pentru dvs. și pentru datele dvs. poate face o diferență masivă, așa că folosiți-le atât în avantajul dvs. citind și urmărind câteva tutoriale pentru a câștiga o experiență practică cu aceste instrumente de date puternice.
Ne-a fost dor de ceva? Care sunt alternativele dvs. preferate Microsoft Access și Excel? Spuneți-ne mai jos!
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Cum să schimbați aspectul și senzația desktopului dvs. Windows 10Vrei să știi cum să faci Windows 10 să arate mai bine? Folosiți aceste personalizări simple pentru a vă face Windows 10 propriul dvs.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Windows
- Productivitate
- Microsoft Excel
- Microsoft Access
Gavin este Junior Editor pentru Windows și Technology Explained, un colaborator obișnuit la Podcast-ul cu adevărat util și un recenzent obișnuit de produse. Are un BA (Hons) Scriere contemporană cu practici de artă digitală jefuit de pe dealurile din Devon, precum și peste un deceniu de experiență scrisă profesională. Îi place cantități abundente de ceai, jocuri de societate și fotbal.
Mai multe de la Gavin PhillipsAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona