Home-theater-designers
Arhivarea e-mailurilor este una dintre cele mai bune modalități de a păstra căsuța de e-mail declanșată. Dacă doriți să faceți acest lucru în Outlook, aveți noroc. Atât Outlook pentru web, cât și Outlook pentru desktop vă permit să vă arhivați e-mailurile cu ușurință.
În acest ghid, vom acoperi toate cele mai bune modalități de a vă arhiva e-mailurile în Microsoft Outlook pe computer.
Ce este o arhivă în Outlook?
În contextul Outlook și al e-mailurilor, o arhivă reprezintă practic toate e-mailurile pe care le-ați ales să le păstrați separate de căsuța de e-mail principală.
În Outlook pentru web, arhivarea unui e-mail înseamnă mutarea e-mailurilor din dosarul principal de mesaje primite în dosarul Arhivare.
În Outlook pentru desktop, arhivarea unui e-mail înseamnă practic mutarea e-mailurilor dvs. din fișierul principal Outlook PST într-un nou fișier PST. Puteți să vă deplasați în jurul acestui fișier PST și să accesați toate e-mailurile arhivate din acesta, oricând doriți.
cum se citește hard disk-ul Mac pe computer
Dacă abia începi cu Outlook, comparați Outlook pentru web cu desktop și vezi care se potrivește nevoilor tale.
Puteți utiliza arhiva Outlook pentru toate conturile dvs. de e-mail?
Există două cazuri în care nu puteți utiliza caracteristica Arhivă în Outlook.
În primul rând, dacă aveți un cont de e-mail Exchange Server și organizația dvs. folosește Microsoft Exchange Server Online Archive, atunci nu puteți utiliza caracteristica nativă de arhivare Outlook.
În al doilea rând, dacă administratorul dvs. de rețea a dezactivat funcția de arhivare, atunci nici nu vă puteți arhiva e-mailurile.
În ambele cazuri, discutați cu administratorul de rețea al organizației dvs. pentru a obține ajutor.
Cum se arhivează e-mailurile în Outlook pentru web
Arhivarea e-mailurilor pe Outlook pentru web este mai ușoară decât o faceți în aplicația desktop. Pur și simplu faceți clic pe câteva opțiuni și e-mailurile selectate sunt arhivate.
Iată cum o faceți:
- Mergeți spre Outlook.com și conectați-vă la contul dvs. de e-mail.
- Faceți clic pe folderul din stânga unde se află e-mailurile dvs.
- Selectați e-mailurile pe care doriți să le arhivați din panoul din dreapta.
- Faceți clic pe opțiunea care scrie Arhiva în bara de meniu de sus.
- Dacă ați arhivat greșit un e-mail, faceți clic pe Anula în partea de jos pentru a inversa acțiunea.
Puteți vedea toate e-mailurile arhivate făcând clic pe Arhiva pe stanga.
Dacă vreți vreodată să mutați un e-mail arhivat înapoi în folderul principal, găsiți acel e-mail în Arhiva folder, faceți clic pe e-mail, faceți clic pe Treceți la în partea de sus și selectați unde doriți să mutați e-mailul.
Legate de: Cum să arhivați toate e-mailurile vechi din Gmail și să ajungeți la Inbox zero
Cum se arhivează automat e-mailurile în Outlook
În Outlook pentru desktop, puteți arhiva e-mailurile automat sau manual. În această secțiune, vom prezenta cum să utilizați caracteristica de arhivare automată în Outlook pentru desktop.
Arhivarea automată este numele funcției care vă ajută să vă arhivați automat e-mailurile în aplicația Outlook. Această funcție vă trimite e-mailurile din folderele principale către arhivă după ce a trecut o perioadă de timp predefinită.
Puteți configura diverse opțiuni în această caracteristică și următorii pași descriu cum faceți exact asta:
lucruri pe care le poți face cu zmeură pi
- Deschis Outlook pe calculatorul tau.
- Clic Fişier în partea de sus, apoi selectați Opțiuni din bara laterală stângă.
- Apasă pe Avansat opțiunea din stânga.
- Găsi Arhivare automată din panoul din dreapta și faceți clic pe Setări AutoArchive buton.
- Bifați Rulați AutoArchive fiecare din partea de sus și specificați când funcția ar trebui să ruleze în Outlook.
- În Setări implicite ale folderului pentru arhivare secțiune, selectați când arhivarea unui articol. Practic, specificați vârsta conținutului dvs. Outlook.
- Clic Naviga și selectați folderul de destinație pentru fișierul dvs. de arhivă. Trebuie să faceți acest lucru numai dacă nu vă place directorul Outlook PST implicit.
- În cele din urmă, lovește Bine în partea de jos pentru a salva modificările.
Dacă vreți vreodată să opriți Outlook de la arhivarea e-mailurilor în mod automat, puteți dezactiva caracteristica Arhivare automată.
Pentru a face acest lucru:
- Deschis Outlook pe calculatorul tau.
- Clic Fişier în partea de sus și selectați Opțiuni pe stanga.
- Apasă pe Avansat opțiunea din stânga.
- Clic Setări AutoArchive pe panoul din dreapta.
- Debifați Rulați AutoArchive fiecare opțiune în partea de sus.
- Clic Bine în partea de jos.
Cum se arhivează e-mailurile în Outlook manual
Pentru a obține un control mai mare asupra arhivelor de e-mail, puteți arhiva manual e-mailurile în Outlook. Acest lucru vă permite să trimiteți principalele e-mailuri la arhivă, după cum și când aveți nevoie.
Pentru a utiliza această metodă:
- Deschis Outlook pe calculatorul tau.
- Clic Fişier în colțul din stânga sus.
- Selectează Informații fila din stânga.
- Faceți clic pe pictograma săgeată în jos pentru Instrumente și selectați Curățați obiectele vechi .
- Apare o casetă de dialog care vă permite să vă configurați arhiva manuală de e-mail.
- În partea de sus, aveți două opțiuni care vă permit să decideți ce să includeți în arhiva dvs. Selectați-l pe cel pe care doriți să îl utilizați.
- Selectați folderele pe care doriți să le adăugați la arhivă.
- Alegeți vârsta articolelor dvs. utilizând opțiunea calendar.
- Clic Naviga și alegeți folderul în care doriți să salvați fișierul de arhivă Outlook.
- Lovit Bine în partea de jos pentru a începe crearea unei arhive de e-mail în Outlook.
Odată ce arhiva este creată, puteți muta fișierul PST rezultat oriunde doriți.
Cum să vizualizați e-mailurile arhivate în Outlook
Accesarea e-mailurilor arhivate în Outlook pentru desktop este la fel de ușoară ca și în Outlook pentru web. Trebuie pur și simplu să încărcați fișierul arhivat în Outlook și veți vedea toate e-mailurile arhivate.
Iată cum să importați un fișier de arhivă de e-mail PST în Outlook pe computer:
- Lansa Outlook .
- Apasă pe Fişier meniul din partea de sus.
- Selectați Deschideți și exportați în bara laterală stângă.
- În panoul din dreapta, faceți clic pe Deschideți fișierul de date Outlook pe măsură ce importați un fișier de date PST în program.
- Navigați la folderul unde se află fișierul dvs. de arhivă, faceți clic pe fișier și apăsați Deschis în partea de jos.
- Fișierul dvs. ar trebui să se încarce în program și ar trebui să puteți vedea toate e-mailurile arhivate.
Poti îmbinați fișierele Outlook PST dacă aveți mai multe fișiere.
Decluttering Outlook prin arhivarea e-mailurilor
Dacă vă simțiți copleșiți pur și simplu privind numărul de e-mailuri din căsuța de e-mail, este timpul să scăpați de unele dintre aceste e-mailuri arhivându-le. Utilizați metodele de mai sus pentru a muta e-mailurile mai puțin importante într-o arhivă, astfel încât să puteți lucra la cele care au nevoie de atenția dvs. imediată.
Problema cu e-mailurile este că gestionarea lor nu este ușoară, nici măcar pentru profesioniști. Cu toate acestea, există câteva sfaturi și trucuri pe care le puteți învăța să faceți administrarea e-mailurilor mult mai puțin copleșitoare.
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Cum să vă cuceriți Mesaje primite: peste 60 de sfaturi pentru productivitatea și securitatea e-mailurilorNu vă lăsați copleșiți de căsuța de e-mail! Iată tot ce trebuie să știi pentru a-ți cuceri e-mailul definitiv.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Sfaturi pentru e-mail
- Microsoft Outlook
- Sfaturi Microsoft Office
- Aplicații de e-mail
Mahesh este un scriitor de tehnologie la MakeUseOf. Scrie ghiduri tehnice de aproximativ 8 ani și a acoperit multe subiecte. Îi place să-i învețe pe oameni cum pot profita la maximum de dispozitivele lor.
Mai multe de la Mahesh MakvanaAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona