Home-theater-designers
În timp ce majoritatea utilizatorilor de PC-uri ar pretinde că sunt competenți în software Office, cum ar fi Cuvânt și Excel, limitele ulterioare ale pachetului sunt, probabil, puțin mai descurajante. Acces și piese similare de software de baze de date poate fi o piesă de software deosebit de neprietenoasă pentru a începe - dar reprezintă o provocare mult mai mică dacă știi ce faci.
Acest ghid vă va conduce prin pașii de bază pentru crearea bazei de date, completarea acesteia cu informații și utilizarea interogărilor pentru a o accesa dintr-o privire. Odată ce ați înțeles elementele fundamentale, veți fi bine pe drumul către adevărata stăpânire a accesului.
Creați o bază de date
La deschiderea Access, vi se vor prezenta o serie de opțiuni și șabloane diferite. Selectați Bază de date de desktop necompletată pentru a începe și alege un nume de fișier și o locație pe hard disk pentru ca acesta să fie salvat. Voi crea o bază de date cu cărțile pe care le dețin, dar aceleași concepte ar putea fi utilizate pentru o listă de discuții, agenda telefonică sau orice alte scopuri.
Prima coloană a bazei mele de date va conține titlul fiecărei cărți, așa că voi folosi Faceți clic pentru a adăuga pentru a stabili că acesta este un Text scurt intrare - ar trebui să alegeți orice tip de intrare se potrivește proiectului dvs. Apoi, redenumiți antetul coloanei cu ceva adecvat. Merită să redenumiți primul dvs. Tabel din „Tabelul1” implicit și în acest moment.
Faceți același lucru pentru toate coloanele diferite pe care doriți să le includeți. În cazul meu, aceasta a fost o altă intrare Text scurt pentru numele autorului, o celulă numerică pentru anul lansării și o casetă de selectare Da / Nu pentru a afla dacă cartea în cauză a fost sau nu o ediție cartonată. De asemenea, am configurat un câmp Data adăugării, pe care îl vom automatiza într-o clipă. Dacă trebuie să editați orice tip de date după creare, accesați Câmpuri fila de pe Panglică, evidențiați coloana dorită și modificați-o prin intermediul Tipul de date meniul derulant.
înrădăcinarea unui telefon îl deblochează
Acum treceți la Vedere de proiectare folosind pictograma din colțul din dreapta jos al ecranului. Pentru a automatiza un timestamp, alegeți numele câmpului dorit, selectați formatul datei prin meniul derulant și introduceți = Acum () în Valoare implicită câmpul de mai jos. Aceasta va completa automat celula cu data la care a fost adăugată intrarea de fiecare dată când un element nou este introdus în baza de date. Aceeași metodă poate fi utilizată pentru a stabili alte valori implicite, indiferent dacă este o intrare text standard sau o formulă ca aceasta.
Stabilirea unei chei primare
Dacă creați o bază de date care va crește și crește, o cheie primară este vitală - dar este un obicei bun să intrați chiar dacă lucrați la o scară mai mică. Confuzia poate apărea atunci când două articole au același nume, dar o cheie primară asigură că există un alt identificator unic disponibil în orice moment.
Access 2013 creează în mod implicit un câmp ID, pe care apoi îl completează automat cu un identificator numeric. Cu toate acestea, puteți specifica o altă cheie primară dacă simțiți nevoia. Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta pe numele câmpului dorit în vizualizarea proiectare și selectați Cheia principala. Cu toate acestea, aceasta trebuie să fie o intrare cu adevărat unică pentru a se asigura că lucrurile funcționează așa cum ar trebui.
Adăugarea de date cu formulare
Dacă doriți să introduceți o mulțime de date în documentul dvs. de acces, este merită să configurați un formular . Mai întâi, navigați la Crea fila din panglică și faceți clic pe Formă . Va crea un aspect implicit pentru dvs., pe care îl puteți edita apoi trăgând componente individuale în poziția corespunzătoare.
Pentru a vă testa formularul, utilizați opțiunea Vizualizare din partea stângă a panglicii pentru a comuta la Vizualizare formular . Aici, veți putea adăuga o intrare completând diversele câmpuri - faceți acest lucru acum pentru a vă asigura că totul funcționează conform intenției. Pentru a vă verifica progresul, reveniți la tabel din formular și selectați Vizualizare foaie de date . Dacă prima dvs. intrare este afișată conform intenției, reveniți la Formular și salvați-vă munca.
Alte metode de introducere a datelor
Un formular este un mod bun de standardizare a introducerii datelor, mai ales dacă mai mulți utilizatori vor folosi baza de date. Cu toate acestea, nu este singura modalitate de a completa un fișier în Access. Cea mai simplă metodă este de a adăuga pur și simplu intrări manual în timp ce se află în Vizualizare foaie de date.
Alternativ, puteți importa un fișier care conține date preexistente. Access 2013 oferă suport pentru mai multe tipuri de fișiere, inclusiv foi de calcul Excel , Fișiere CSV, documente XML și HTML. Pentru a importa date dintr-o sursă, alegeți fila Date externe din panglică și alegeți tipul de fișier dorit. Accesul vă va conduce prin pașii necesari pentru a-l importa în baza de date.
poți avea diferite bețe de berbec
Este demn de remarcat faptul că Access face o distincție între importul și conectarea datelor. Prima este metoda corectă dacă datele dvs. nu se vor schimba, dar cea din urmă permite actualizarea continuă a unui document separat, reflectând aceste modificări în Access. În funcție de nevoile dvs., acest lucru vă poate economisi ceva timp.
Utilizarea interogărilor
Odată ce baza de date este suficient de populată, este timpul să începeți să profitați de beneficiile organizării unei cantități mari de informații. Interogările sunt o metodă simplă, dar puternică de sortare rapidă și eficientă a bazei de date. Pentru a ilustra utilizarea lor, iată o interogare simplă care va căuta în baza mea de date cărți dintr-un anumit interval de timp.
Pentru a crea o nouă interogare, navigați la Crea din panglică și selectați Expert de interogare , atunci alege Expert de interogare simplă . Selectați tabelul dorit, precum și câmpurile care vă interesează - în cazul meu, acesta este anul lansării, precum și titlul, așa că știu la ce intrare mă uit.
În ecranul următor, decideți dacă doriți să vedeți vizualizarea Detaliu cu fiecare câmp al fiecărei înregistrări sau doar un Rezumat. Apoi, selectați Finalizare pentru a termina procesul. Vi se vor prezenta datele pe care le-ați selectat și puteți utiliza meniul derulant din antetul coloanei pentru a restrânge lucrurile și mai mult. Caut cărți scrise în anii 1970, așa că voi face clic pe meniul derulant Anul lansării, apoi voi naviga la Filtre numerice> Între .
Apoi am stabilit o limită superioară și inferioară pentru datele mele și mi s-a prezentat o listă a cărților lansate între 1970 și 1980. Aceeași metodă poate fi desigur utilizată pentru a potrivi șiruri de text, căsuțe sau orice alt tip de informație pe care o s-ar putea să fi intrat în baza de date.
Aveți vreun sfat pentru a începe să utilizați Access? Vă confruntați cu un anumit aspect al creării bazei de date și aveți nevoie de ajutor? Spuneți-ne despre sfaturile și problemele dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos.
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Merită să faceți upgrade la Windows 11?Windows a fost reproiectat. Dar este suficient pentru a vă convinge să treceți de la Windows 10 la Windows 11?
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Scriitor englez cu sediul în prezent în SUA. Găsește-mă pe Twitter prin @radjonze.
Mai multe de la Brad JonesAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona