Cum să creați primul dvs. calendar de gestionare a proiectului în 7 pași simpli

Te gândești la modul în care îți vei realiza proiectul? Cum începi? Vei respecta termenele limită? Aceste gânduri care provoacă anxietate îți trec prin minte. În ciuda validității lor, nu ar trebui să te încetinească.

Folosind instrumentele potrivite, vă puteți finaliza proiectul. Utilizarea unei cronologii de gestionare a proiectelor vă poate ajuta să câștigați proiectul. Instrumentul vă ajută să vă planificați proiectul și vă asigură că aveți o strategie clară cu privire la modul în care îl veți aborda. Puteți crea cronologia de gestionare a proiectului urmând acest ghid.

1. Elaborați un rezumat al proiectului

Pentru a vă asigura că toată lumea din proiectul dvs. se află pe aceeași pagină, începeți prin elaborarea unui rezumat al proiectului. Un rezumat al proiectului este un rezumat rapid al proiectului. Gândiți-vă la aceasta ca la o versiune condensată a planului dvs. de proiect. Ar trebui să răspundă la întrebările:

Care este scopul proiectului?
Care sunt obiectivele proiectului?
Care sunt etapele cheie?
Cât timp va dura finalizarea proiectului?
Cât costă bugetul?

Păstrați-l pe scurt pentru a nu copleși părțile interesate ale proiectului cu detalii inutile. Va fi documentul la care părțile interesate și membrii proiectului se referă frecvent pe măsură ce proiectul continuă.

2. Creați o structură de repartizare a lucrărilor

După crearea scurtului proiect, trebuie să creați un plan de acțiune pentru a începe proiectul. Acest plan de acțiune se numește structură de repartizare a lucrărilor (WBS). În loc să scrie fiecare acțiune care trebuie întreprinsă pentru a termina un proiect, WBS se concentrează pe livrabile și etapele de referință. Regulile pentru realizarea unui WBS sunt:

lucruri interesante de făcut cu terminalul

100% regulă: Toate lucrările din WBS trebuie să fie 100% necesare pentru îndeplinirea obiectivelor proiectului. Nu ar trebui să existe nicio lucrare fără legătură sau redundantă. Subtaskurile trebuie, de asemenea, să fie 100% necesare pentru a finaliza o sarcină părinte.
Se exclud reciproc: Nu țineți cont de nicio lucrare de două ori. Veți încălca regula de 100% și veți avea greșeli de calcul atunci când calculați resursele necesare pentru finalizarea proiectului.
Rezultate, nu acțiuni: Accentul dvs. principal ar trebui să fie pe livrabile și nu pe acțiuni. De exemplu, dacă construiți o casă, un produs livrabil face fundația. Pașii acestui livrabil vor fi alegerea unui site, săparea, instalarea și sigilarea bazei. Deci, nu vă pierdeți în aceste acțiuni, ci concentrați-vă asupra rezultatului, care are o bază.
Regula 8/80: Această regulă prevede că o sarcină ar trebui să dureze nu mai puțin de 8 ore pentru a fi finalizată și nici nu ar trebui să dureze mai mult de 80 de ore. Când aplicați această regulă, dacă lucrarea durează mai mult de 80 de ore pentru a fi finalizată, împărțiți-o mai departe într-un pachet de lucru mai mic.
Atribui: Ar trebui să atribuiți o sarcină unei anumite persoane sau unei anumite echipe. Dacă WBS-ul dvs. este minuțios, nu ar trebui să existe o suprapunere a muncii între indivizi sau echipe.

3. Creați un interval de timp

După ce ați creat structura de defalcare a lucrărilor, alocați timp pentru finalizarea fiecărei sarcini. Pentru sarcini, nu veți face singur, consultați direct persoana (persoanele) care o vor face. Întrebați-i de ce au nevoie pentru a face munca și de cât timp vor avea nevoie.

Nu fiți prea optimist atunci când faceți acest lucru. Creați un echilibru între a acorda suficient timp pentru îndeplinirea sarcinilor și a rămâne în intervalul de timp general al proiectului. Lăsați loc și pentru niște situații neașteptate.

4. Program în dependențe

Acum știți cât timp va dura pentru a termina fiecare sarcină. Dar ce zici de sarcinile care depind unele de altele? Există adesea mai multe secvențe ale unei sarcini care depinde una de cealaltă.

Există, de obicei, patru tipuri de gestionare a proiectelor de dependență de proiect. Acestea sunt:

Terminați-începeți : prima sarcină trebuie să fie finalizată înainte ca cea de-a doua sarcină să poată începe.
Terminați-terminați : a doua sarcină nu poate fi finalizată înainte ca prima sarcină să fie finalizată. De exemplu, dacă faceți cabluri electrice pentru o casă, nu puteți pune firele până la o inspecție.
Start-to-start : sarcinile succesive nu pot începe înainte de a începe prima sarcină. De exemplu, nu puteți nivela o podea din beton până nu turnați betonul.
De la inceput la sfarsit : prima sarcină trebuie să înceapă înainte ca a doua să fie finalizată. De exemplu, dacă faceți upgrade la un software nou, veți începe să instalați noul software înainte de a-l elimina pe cel vechi.

Deci, asigurați-vă că identificați natura dependențelor pe care le aveți la îndemână și apoi lucrați la ele. În unele situații, dependențele sunt procese mai complexe, deci creați o diagramă , benzi de înot sau coduri de culori pentru a vă ajuta să le vizualizați și să le identificați.

5. Creați o cronologie de bază

Acum este timpul să vă vizualizați cronologia proiectului. Există mai multe instrumente de gestionare a proiectelor pe care le puteți utiliza pentru a vă construi cronologia proiectului. The principiul pentru majoritatea proiectelor este graficul Gantt .

Diagrama Gantt vă oferă un instantaneu rapid al proiectului, datele de începere și sfârșit ale sarcinilor, etapele cheie, dependențele și destinatarul fiecărei sarcini. Diagramele lui Gantt sunt interactive și pot fi actualizate și editate în timp real. Alte instrumente pentru cronologie pe care le puteți utiliza pentru a vă construi și gestiona cronologia sunt cronologia istorică și cronologia graficului vertical.

6. Trimite-l

Distribuiți cronologia tuturor părților interesate din proiect. Îi va emoționa să vadă un plan de acțiune clar pentru proiect. De asemenea, vor dori să cântărească și să facă sugestii cu privire la modalitățile de îmbunătățire a unor lucruri din proiect. Fiți deschis la feedback.

7. Schimbați după cum este necesar

Un proiect este un lucru viu și va continua să se schimbe și să evolueze pe măsură ce merge. Nu este neapărat un lucru rău. Înseamnă doar că trebuie să te adaptezi pe măsură ce lucrurile continuă să se schimbe.

Lucrul bun este că, atunci când aveți deja o cronologie, veți fi mai împuterniciți să încorporați schimbarea. De asemenea, asigurați-vă că comunicați schimbările în timp real cu toate părțile interesate ale proiectului.

Crearea cronologiei dvs. de gestionare a proiectelor

Crearea primei cronologii de gestionare a proiectelor poate fi descurajantă. Cu toate acestea, cu pașii de mai sus, puteți crea o cronologie meticuloasă și puteți livra proiectul cu succes. Deci, asigurați-vă că implementați ghidul de mai sus și că aveți o cronologie stelară.

Acțiune Acțiune Tweet E-mail 9 greșeli comune în gestionarea proiectelor (și ce să faci în schimb)

Doriți să finalizați proiecte mari fără o gestionare greșită sau depășind bugetul? Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să evitați aceste greșeli.

Citiți în continuare Subiecte asemănătoare

Productivitate
Management de proiect
Instrumente de colaborare
De gestionare a timpului

Despre autor Hilda munjuri(22 articole publicate)

Hilda este un scriitor de tehnologie independent și îi place să țină pasul cu noile tehnologii și inovații. De asemenea, îi place să găsească noi hacks pentru a economisi timp și pentru a ușura munca. În timpul liber, o veți găsi îngrijind grădina de legume.

cum se adaugă dispozitivul Bluetooth la Mac

Mai multe de la Hilda Munjuri

Aboneaza-te la newsletter-ul nostru

Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!

Faceți clic aici pentru a vă abona