Home-theater-designers
Va veni un moment în care trebuie să vă ocupați de tot felul de informații stocate în alte tipuri de fișiere și să le introduceți Microsoft Excel . Nu puteți fugi de un fișier text mereu prezent. Pun pariu că le găsești pe unele în fiecare zi.
Iată câteva exemple de zi cu zi:
- O analiză Excel a informațiilor despre vânzări sau despre produs stocate într-un fișier text.
- Schimb de date între două software-uri diferite (poate, de la o bază de date la o foaie de calcul).
- Numele, adresele și ID-ul de e-mail stocate într-un program de e-mail (de ex. export din Microsoft Outlook în Excel ).
Microsoft Excel vă oferă toate instrumentele pentru a vă conecta la surse externe de date. Să vorbim despre fișiere text delimitate.
Acesta este un fișier text delimitat
După cum puteți vedea, numele și prenumele, companiile pentru care lucrează și alte detalii sunt separate prin virgule. Acest fișier text delimitat de virgule este ușor de creat în orice editor de text.
În acest moment, nu este util. Aduceți acest lucru într-o foaie de calcul și puteți crea un document mai profesional.
De exemplu, puteți căuta cu ușurință date duplicate și le puteți elimina. Atunci poti utilizați foaia de calcul pentru a crea etichete și îmbinare de e-mail dacă și adresele fac parte din date.
Ideea de bază aici este să importați informațiile dintr-un fișier text și să împărțiți diferitele informații în coloane separate și să denumiți fiecare coloană cu un antet adecvat.
Să vedem mai detaliat un fișier text delimitat ...
Cele 3 tipuri diferite de fișiere text delimitate
Există trei tipuri comune de fișiere delimitate în funcție de modul în care separați (delimitați) fiecare valoare. Orice caracter poate fi folosit pentru a separa intrările individuale dintr-un fișier.
De exemplu: țeava (|) sau un spațiu simplu. Veți găsi că aceste trei sunt cele mai comune tipuri de separatori delimitați între fiecare intrare de text.
- Valori separate prin virgulă.
- Valori separate prin tab.
- Valorile separate de colon.
Delimitatorul de text păstrează fiecare valoare separată de următoarea. Orice valoare care urmează delimitatorului și care precede următoarea apariție a delimitatorului este importată ca o valoare. Nu uitați că valoarea dintre delimitatorul atribuit poate avea un alt caracter delimitator, dar are nevoie de ghilimele (') sau de un apostrof (').
Confuz? Nu atat de mult. Să vedem cum, cu un exemplu:
Într-un fișier text cu nume de orașe și state, pot exista valori precum „Albany, NY”.
Microsoft Excel poate citi virgula (,) între cele două cuvinte ca delimitator. Pentru a trata numele orașelor și țărilor ca o valoare și importați-le în o celulă Excel trebuie să folosim ghilimele duble sau un apostrof ca calificativ de text. Dacă nu este specificat niciun caracter ca calificativ de text, „Albany, NY” este importat în două celule adiacente ca Albany și NY.
Pe scurt, pentru a păstra orice valoare într-o coloană exact așa cum este, puteți include valoarea între ghilimele sau un apostrof.
După cum vom vedea mai jos, Microsoft Excel vă oferă un control complet asupra procesului de import și un panou de previzualizare pentru a vedea formatul datelor înainte de a umple celulele.
Conversia dintr-un fișier text delimitat într-o foaie de calcul
Există multe convertoare online care poate lua un fișier text CSV brut și să scuipe o foaie de calcul XLS. Zamzar și Convertio sunt două instrumente excelente.
Dar nu este nevoie să căutați un convertor online, deoarece Microsoft Excel are o caracteristică nativă care face treaba mult mai bine.
Să luăm un exemplu de fișier CSV și să parcurgem pașii pentru a converti fișiere text delimitate în foi de calcul. Captura de ecran de mai sus a unui amestec de valori separate prin virgule într-un fișier Notepad este un bun exemplu.
Microsoft Excel vă poate ajuta să transformați această confuzie confuză în rânduri și coloane îngrijite. Puteți apoi să lucrați la el și să-l transformați într-un raport frumos formatat sau să îl pregătiți pentru tipărire.
Există trei moduri de a aduce date într-o foaie de calcul Excel dintr-un fișier CSV. Începeți mai întâi cu cel ușor.
Metoda 1: Importul automat
1. Faceți clic pe Fişier fila, apoi faceți clic pe Deschis .
2. Selectați fișierul CSV pe care doriți să îl deschideți. Microsoft Excel deschide automat fișierul text și afișează datele într-un registru de lucru nou.
Acesta este cel mai direct (și cel mai rapid) traseu pentru a deschide un fișier CSV. Microsoft Excel utilizează setările implicite pentru formatul de date pentru a citi și a importa fiecare coloană de date. Dar importul automat nu vă oferă flexibilitatea dorită.
Deci, să vedem a doua modalitate prin care se folosește un vrăjitor.
Metoda 2: Restabiliți Expertul de importare a textului
Expertul pentru importarea textului vă permite să controlați structura datelor pe care doriți să le importați. Acesta pornește automat atunci când importați fișiere text (adică un fișier cu extensie TXT).
Deschideți Microsoft Excel și navigați la un fișier text (sau modificați extensia fișierului CSV la TXT).
Microsoft a ascuns vechiul Expert de importare a textului în Excel 365 și 2016 (versiunea 1704 în continuare). Dar puteți readuce expertul de importare a textului din Opțiunile Excel.
1. Accesați Fișier> Opțiuni> Date .
2. Derulați în jos până la Afișează vrăjitorii importați date vechi secțiune.
3. Pentru importul de fișiere text sau CSV, selectați Din text (vechi) . Clic Bine pentru a închide Opțiuni.
4. Acum, puteți utiliza expertul din Panglică. Mergi la Date> Obțineți date> Vrăjitori vechi> Din text (vechi) . Răsfoiți și deschideți fișierul CSV pe care doriți să îl importați.
Utilizați acest proces în trei pași pentru a controla formatul datelor.
Pasul 1
Așa arată Asistentul de importare a textului în primul pas.
Selectați Delimitat - Când elementele din fișierul text sunt separate prin file, puncte, punct și virgulă, spații sau alte caractere.
Selectați Lățime fixă - Când toate elementele au aceeași lungime și sunt structurate în coloane separate prin spațiu.
Uneori, datele brute ar putea avea un rând de antet. De exemplu:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Utilizare Începeți importul la rând pentru a selecta rândul de unde va începe importul.
The Originea fișierului poate fi lăsat implicit în majoritatea cazurilor.
The previzualizare afișează valorile așa cum vor apărea atunci când sunt delimitate în coloane pe foaia de lucru.
Clic Următorul .
Pasul 2
Alege Delimitatori pentru fișierul dvs. (virgulă, în cazul nostru). Pentru un alt personaj, verificați Alte și introduceți caracterul în câmpul mic. The Previzualizare date fereastra vă oferă o privire asupra datelor coloanei.
Selectează Tratați delimitatorii consecutivi ca unul bifați dacă datele dvs. conțin un delimitator de mai multe caractere între câmpurile de date sau dacă datele dvs. conțin mai multe delimitatori personalizați.
De exemplu, acest lucru vă ajută să gestionați fișierele care pot avea un spațiu suplimentar înainte sau după un alt delimitator. Puteți ajuta la identificarea spațiului ca un alt delimitator și bifați această casetă.
Folosește Calificativ text pentru a selecta caracterul care include valori în fișierul text. Am vorbit mai devreme despre cum un calificativ de text vă poate ajuta să importați unele valori într-o singură celulă în loc de altele separate.
Folosește Previzualizare date fereastră pentru a verifica aspectul.
Click pe Următorul .
Notă: Ecranul asistentului se modifică la importul datelor cu lățime fixă.
cum să schimbați unde face backup iTunes
The Previzualizare date fereastra vă poate ajuta să setați lățimile coloanei. Utilizați bara de sus a ferestrei pentru a seta o întrerupere de coloană reprezentată de o linie verticală. Trageți o pauză de coloană pentru a mări sau micșora lățimea. Faceți dublu clic pe o întrerupere de coloană pentru a o elimina.
Într-un fișier cu lățime fixă, nu se utilizează delimitatori pentru a separa valorile din fișier. Datele sunt organizate în rânduri și coloane, cu o intrare pe rând. Fiecare coloană are o lățime fixă, specificată în caractere, care determină cantitatea maximă de date pe care o poate deține.
Pasul 3
Ferestrele de previzualizare devin mai importante în acest ecran, deoarece puteți regla fin formatul de date care intră în fiecare câmp cu Format date coloane . În mod implicit, Microsoft Excel importă date în formatul General. Selectați coloana din fereastra de previzualizare și setați formatul corespunzător.
De exemplu, puteți selecta ...
- Text pentru câmpurile de text.
- Data și formatul de dată pentru orice coloană care conține date.
- general pentru conversia monedelor în format Excel Currency.
Folosește Avansat buton pentru a specifica tipul de zecimal și separatoarele de mii de locuri pentru datele numerice.
De exemplu, dacă doriți să afișați 100.000 ca 1.00.000. Excel afișează numerele conform formatului stabilit în setările regionale ale computerului.
Clic finalizarea . La sfarsit Import Data apare fereastra de dialog.
Nu vă faceți griji prea mult acum. Vă oferă câteva opțiuni pentru a insera datele în foaia de calcul sau pentru a crea o conexiune cu o bază de date externă. Setarea implicită a inserării valorilor delimitate de text ca tabel în foaia de lucru actuală.
Metoda „veche” moștenită este în continuare cea mai bună modalitate de a face acest lucru atunci când fișierul dvs. CSV este simplu. Dacă nu, există o nouă metodă acum care se potrivește facturii pentru orice nevoie de import de text.
Metoda 3: utilizați Obțineți și transformați date
Fila Date include toate instrumentele de care veți avea nevoie pentru a culege date externe și a le face să se comporte așa cum doriți. De exemplu, puteți crea un raport din tabelul pivot și îl puteți reîmprospăta ori de câte ori se modifică datele externe.
Este o exagerare pentru fișierele CSV simple, dar să mergem mai departe și să vedem cum să aducem coloane de date delimitate în Excel.
1. Deschideți un registru de lucru gol.
2. Mergeți la Date fila de pe panglică. Apoi faceți clic pe minuscula săgeată derulantă de sub Obțineți date buton (în Obțineți și transformați date grup). Alege Din Fișier> Din Text / CSV .
3. În Importați fișier text caseta de dialog, navigați la locația de pe desktop și selectați fișierul text CSV pe care doriți să îl importați. Expertul pentru importul textului este afișat cu opțiunile pe care le puteți selecta acum.
După cum puteți vedea, puteți schimba codificarea caracterelor și alegerea caracterului delimitat sau puteți introduce un delimitator personalizat.
Excel calculează delimitatorul analizând implicit primele câteva sute de rânduri ale setului de date. Puteți schimba acest lucru și lăsați Excel să funcționeze și cu întregul set de date. Nu este recomandat dacă aveți milioane de înregistrări de importat.
4. Faceți clic pe Sarcină pentru a importa datele într-o foaie de lucru destul de nouă.
5. Ori de câte ori importați date în Excel, se creează o conexiune de date. Puteți rula interogări și puteți conecta foaia de lucru la sursa externă. Orice modificare a datelor sursă originale va fi actualizată automat în foaia Excel.
6. Puteți anula această conexiune accesând Date> Interogări și conexiuni pentru a deschide panoul lateral.
Faceți clic dreapta și alegeți Șterge . Sau treceți cu mouse-ul peste numele fișierului sursei de date și apăsați Șterge în fereastra care vine. Dacă sunteți sigur, faceți clic pe Șterge din nou.
Transformarea datelor depășește sfera acestui tutorial. Așa că te voi îndruma către Microsoft Noțiuni introductive despre Get & Transform în Excel pagina de asistență pentru mai mult ajutor.
Multe utilizări ale fișierelor delimitate în Excel
Trebuie să separați o listă de nume și prenume și să le pregătiți pentru tipărire? Convertiți fișierul text delimitat în Excel. Puteți importa sau exporta până la 1.048.576 rânduri și 16.384 coloane. Și fișierele delimitate sunt acceptate aproape peste tot. Utilizați Excel ca economisire de timp cu tehnicile de mai sus și sfaturile de mai jos sau învățați cum se extrage un număr sau un text din Excel .
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 6 alternative sonore: cele mai bune aplicații de cărți audio gratuite sau ieftineDacă nu vă place să plătiți pentru cărți audio, iată câteva aplicații grozave care vă permit să le ascultați gratuit și legal.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Foaie de calcul
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu este redactor adjunct pentru Internet, Windows și Productivitate. După ce a eliminat murdăria unui MBA și o carieră de marketing de zece ani, el este acum pasionat de a-i ajuta pe alții să-și îmbunătățească abilitățile de povestire. Se uită după virgula Oxford lipsă și urăște capturile de ecran proaste. Dar ideile de fotografie, Photoshop și productivitate îi calmează sufletul.
Mai multe de la Saikat BasuAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona