Cum să automatizați activitățile repetitive în Foi de calcul Google cu macrocomenzi

Cum să automatizați activitățile repetitive în Foi de calcul Google cu macrocomenzi

Înregistrați o sarcină, salvați-o și rulați-o oricând doriți.





Macrocomenzile sunt în cele din urmă disponibile pentru utilizatorii Foi de calcul Google. Macrocomenzile vă permit să automatizați sarcini repetitive în documente și foi de calcul fără a fi nevoie să învățați să scrieți cod.



Acestea sunt de mult un instrument de productivitate de bază în Microsoft Office. Utilizatorii Excel au reușit mult timp folosiți macrocomenzi pentru a economisi timp iar acum puteți aduce aceleași beneficii care economisesc timp în Foi de calcul Google.





În timp ce Foi de calcul Google le-a permis mult timp utilizatorilor să își scrie propriile funcții Apps Script, macrocomenzile deschid acest tip de funcționalitate tuturor utilizatorilor de Foi de calcul Google - nu este necesară o experiență de codificare.

Macrocomenzile sunt deosebit de utile dacă vă confruntați cu mai multe foi repetate și cu date sau informații similare. De exemplu, orice fel de trackere lunare cu funcții elaborate pentru a culege date vor beneficia de macrocomenzi.



Cum să creați o nouă macro în Foi de calcul Google

Macrocomenzile Foi de calcul Google sunt extrem de ușor de creat.

  1. Clic Instrumente> Macro> Înregistrați macro .
  2. Parcurgeți pașii pe care doriți să îi automatizați.
  3. Alege Referințe absolute dacă doriți ca macro-ul să funcționeze în aceeași celulă pe care o înregistrați. Alege Referințe relative dacă doriți ca macro-ul să funcționeze în celula selectată și celulele din apropiere.
  4. Clic Salvați .
  5. Introduceți numele macro-ului și o tastă de comandă rapidă opțională de la tastatură.

Acum, evident, pasul doi din lista de mai sus ar putea implica mult mai mulți pași, dar mai multe despre asta mai târziu.



Cum se editează o macro în Foi de calcul Google

Dacă doriți să vă editați Macro-ul, faceți următoarele:

  1. Mergi la Instrumente> Macro> Gestionați macrocomenzile .
  2. În lista de macrocomenzi care se deschide, faceți clic pe butonul meniu (trei puncte) de lângă macrocomenzile pe care doriți să le editați.
  3. Clic Editați scriptul .

Pentru a edita macro-ul, va trebui să editați de fapt codul, așa că, dacă este ceva cu care nu vă simțiți confortabil, poate fi mai ușor să înregistrați din nou macro-ul.



Cum se execută o macro în Foi de calcul Google

Pentru a rula macro-ul, deschideți foaia pe care doriți să o utilizați și faceți clic pe Instrumente> Macrocomenzi și selectați macrocomanda din listă. Sau dacă ați atribuit o comandă rapidă de la tastatură la macrocomanda dvs., o puteți folosi în schimb.

Mai jos, veți găsi câteva exemple simple ale diferitelor moduri în care puteți utiliza macro-urile în Foi de calcul Google.

Exemplul 1: Formatați foaia de calcul cu o macro

Orice tip de formatare repetitivă pe care trebuie să îl aplicați la mai multe foi Google poate fi realizat cu ușurință cu macrocomenzi.

cât durează laptopurile Apple

Formatare de bază

Dacă aveți mai multe foi cu informații similare, puteți înregistra macrocomenzi pentru oricare sau toate următoarele: formatarea bold / italic / subliniat, dimensiunea fontului, alinierea textului, ambalarea textului, culoarea de umplere a fundalului și multe altele.

Formatarea condițională

Cu Foi de calcul Google, puteți obține, de asemenea, o meta bună, adăugând un strat suplimentar de automatizare pe lângă automatizarea de bază cu formatarea condiționată.

Puteți utiliza Formatarea condiționată pentru formatarea celulelor folosind aceleași metode enumerate mai sus. Diferența este că puteți crea o regulă care formatează textul pe baza unor criterii specifice:

  • Dacă celula conține sau nu un anumit cuvânt cheie.
  • Dacă celula conține un număr egal cu, mai mare sau mai mic decât un anumit număr
  • Dacă celula conține o dată specifică / o dată după / o dată înainte de specificație.

Deci, să presupunem că utilizați Foi de calcul Google ca modalitate de a vă urmări sarcinile și că ați atribuit date scadente sarcinilor dvs. Puteți utiliza formatarea condiționată pentru a evidenția orice se datorează astăzi:

  1. După ce faceți clic pe Înregistrați, selectați celulele cărora doriți să le aplicați formatarea condiționată.
  2. Mergi la Format> Formatare condiționată .
  3. În bara laterală care se deschide, faceți clic pe Adăugați o regulă nouă .
  4. Sub Formatează celulele dacă Selectați Data este .
  5. În al doilea meniu derulant care se deschide, selectați Azi pentru sarcinile datorate astăzi.

Dacă doriți să evidențiați orice este scadent, repetați pașii de la 1 la 3 și apoi efectuați următoarele:

  1. Sub Celule de format dacă selectați Data este înainte .
  2. În al doilea meniu derulant care se deschide, selectați Azi .

Exemplul 2: creați rapoarte și diagrame

Există multe modalități prin care puteți genera rapoarte în Foi de calcul Google, inclusiv tabele pivot, grafice și diagrame.

Tabelele pivot în Foi de calcul Google

Tabelele pivot sunt extrem de utile dacă doriți să calculați totalurile diferitelor articole din foaia de calcul. Puteți utiliza un tabel pivot pentru a înțelege cantități mari de date și a le rezuma într-un scurt raport digerabil. Deoarece se bazează pe datele foilor de calcul, puteți utiliza formatarea condiționată, diagrame și grafice pentru a vizualiza și datele.

De exemplu, dacă utilizați o foaie Google pentru obiceiurile dvs. de cheltuieli, puteți utiliza o diagramă pivot pentru a calcula totalurile. Acesta este un mod minunat de a obține cu adevărat o atenție la cât cheltuiți la Starbucks.

  1. După ce faceți clic Record , mergi la Date> Tabel pivot .
  2. The Editor tabel pivot se va deschide într-un panou lateral unde puteți adăuga elementele pe care doriți să le apară în tabel.
  3. Sub Rânduri clic Adăuga și selectați coloana care conține informațiile pe care doriți să le culegeți: categoria de cheltuieli sau locația, de exemplu.
  4. Sub Valori , faceți clic pe Adăuga și selectați coloana care conține sumele pe care le cheltuiți pe categorie.

Acesta este un exemplu foarte simplu al modului în care poate fi utilizat un tabel pivot. Există utilizări mult mai elaborate, în care macrocomenzile vă vor face viața mult mai ușoară în Foi de calcul Google.

Grafice și diagrame în Tale Google

În loc să derulați rând pe rând de date, puteți, de asemenea, să rezumați vizual toate aceste informații.

Din nou, dacă aveți mai multe foi cu date similare, puteți crea același grafic pe mai multe foi diferite.

De exemplu, dacă urmăriți vânzările lunare, puteți crea o diagramă circulară care să împartă vânzările în funcție de produs.

  • Selectați coloana / coloanele / rândurile care conțin datele pe care doriți să le vizualizați.
  • După ce faceți clic pe butonul Înregistrare, accesați Inserare> Diagramă .
  • În panoul care se deschide, selectați tipul de diagramă (diagramă liniară, diagramă cu bare, diagramă circulară etc.)

Rulați acea macrocomandă pe alte foi cu date similare pentru vizualizări rapide. Foi de calcul Google va face, de asemenea, sugestii pentru cea mai potrivită diagramă pe baza datelor.

Exemplul 3: Rulați funcții complexe cu macrocomenzi

Acesta este probabil unul dintre cele mai utile și mai puternice moduri în care puteți utiliza macrocomenzi în Foi de calcul Google --- dar, deși funcțiile complexe pot fi complicate, acestea sunt simplificate cu macrocomenzi.

Există o mulțime de funcții existente, cum ar fi formula COUNTIF sau Funcții de căutare . De asemenea, puteți face un pas mai departe și creați-vă propriile funcții Foi de calcul Google .

După ce ați descoperit funcția, înregistrați macrocomenzile care parcurg pașii.

Exemplul 4: faceți datele dvs. mai ușor de vizualizat

Dacă aveți o cantitate mare de date salvate într-o foaie de calcul Google, vă ajută să înghețați primul rând și prima coloană.

În acest fel, atunci când vă uitați la o foaie de calcul plină de numere sau informații, păstrarea primului rând sau coloană la vedere este esențială dacă doriți context pentru ceea ce căutați.

  1. După ce faceți clic pe butonul Înregistrare, accesați Vizualizare> Înghețare> Un rând și Vizualizare> Înghețare> O coloană .
  2. Clic Salvați .
  3. Introduceți un nume pentru macro și faceți clic pe Salvați din nou.

Porniți o macro și opriți lucrarea repetitivă

Datorită naturii colaborative a Foi de calcul Google, puteți rula macrocomenzi în timp ce alte persoane continuă să introducă informațiile lor și nu mai trebuie să descarce foi și să le deschidă într-un alt program pentru a rula o macrocomandă.

Dacă colaborarea și stocarea în cloud nu sunt o prioritate pentru dvs., puteți opta oricând pentru Microsoft Excel pentru a înregistra macrocomenzi .s

Acțiune Acțiune Tweet E-mail 5 sfaturi pentru a vă supraîncărca mașinile VirtualBox Linux

V-ați săturat de slaba performanță oferită de mașinile virtuale? Iată ce ar trebui să faceți pentru a vă spori performanța VirtualBox.

Citiți în continuare Subiecte asemănătoare
  • Internet
  • Productivitate
  • Google Drive
  • Foi de calcul Google
  • Trucuri de productivitate
  • Macrocomenzi
Despre autor Nancy Messieh(888 articole publicate)

Nancy este un scriitor și editor care locuiește în Washington DC. Ea a fost anterior redactor în Orientul Mijlociu la The Next Web și în prezent lucrează la un grup de reflecție bazat pe DC în domeniul comunicărilor și al comunicării sociale.

Mai multe de la Nancy Messieh

Aboneaza-te la newsletter-ul nostru

Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!

Faceți clic aici pentru a vă abona