Cum să creați un sistem de inventar simplu în Excel

Cum să creați un sistem de inventar simplu în Excel
Cititorii ca tine ajută la sprijinirea MUO. Când efectuați o achiziție folosind link-uri de pe site-ul nostru, este posibil să câștigăm un comision de afiliat. Citeşte mai mult.

O bază de date de inventar este esențială pentru ca orice afacere bazată pe produse să prospere. Oferă acces ușor la date valoroase și ajută la luarea deciziilor cheie de afaceri, cum ar fi comandarea unui inventar nou.





Deși puteți găsi mai multe software de gestionare a inventarului complicat și detaliate pe internet, este, de asemenea, posibil să creați un sistem simplu de inventar în Excel. Nu numai că este posibil, dar este și destul de ușor.



Crearea unei baze de date simple de inventar în Excel

Pentru a înțelege procesul de creare a unui sistem de inventar în Excel, să creăm o bază de date de inventar pentru un magazin de telefoane mobile, urmând pașii de mai jos:





  1. Creați următoarele antete în rândul de sus al unei noi foi de lucru Excel: SKU , Numele modelului , Companie , Preț unitar , si Numărul de unități disponibile (Puteți crea mai multe anteturi în funcție de cerințele dvs.).
  2. Folosiți fonturi aldine pentru anteturi.
  3. Pentru a face ca anteturile să fie proeminente, adăugați culoare de fundal în celulele antetului.
  4. Selectați toate anteturile și accesați Font secțiunea din Acasă fila.
  5. Faceți clic pe săgeata de lângă Culoare de umplere opțiunea și selectați culoarea dorită.
Opțiune Excel Fill Color care arată mai multe culori ale temei

Odată ce anteturile sunt gata, este timpul să completați informațiile. Până acum, ar trebui să aveți ceva de genul acesta:

Lista Excel care conține modele de telefoane mobile și informațiile acestora

Puteți adăugați chenare pentru a face baza de date Excel plăcută vizual , și mai ușor de citit, urmând pașii de mai jos:



  1. Selectați toate celulele din baza de date a inventarului.
  2. Du-te la Font secțiunea din Acasă fila.
  3. Faceți clic pe săgeata de lângă Frontiere pictograma. O bază de date de inventar a telefoanelor mobile în Excel
  4. Selectați tipul de chenaruri dorite pentru celulele bazei de date de inventar.

Pentru a adăuga filtru opțiune la baza ta de date:

  1. Selectați orice celulă din baza de date.
  2. Du-te la Editare secțiunea din extrema dreaptă a Acasă fila.
  3. Faceți clic pe săgeata de lângă Sortare și filtrare pictograma. Șablon de listă de inventar Excel
  4. Click pe Filtru .

Felicitări, tocmai ați creat o bază de date de inventar pentru un magazin mobil.



Puteți actualiza cu ușurință baza de date adăugând date noi sau modificând datele existente. De asemenea, puteți filtra informațiile dorite din noua bază de date de inventar creată.

De exemplu, dacă doriți să filtrați intrările din baza de date a inventarului pentru o anumită companie:



ecranul tactil Windows 10 nu funcționează
  1. Faceți clic pe săgeata de lângă Companie antet.
  2. Selectați compania/companiile dorite.
  3. Baza de date va afișa doar intrări (telefoane mobile) numai pentru acele companii.

Utilizarea funcției CĂUTARE V din sistemul de inventar Excel

Să presupunem că doriți să căutați prețul unui anumit articol în baza de date. În loc să-l cauți în baza de date, poți utilizați funcția CĂUTARE V din Excel . Formula pentru VLOOKUP este următoarea:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Unde:

  • LOOKUP_VALUE este valoarea pe care doriți să o căutați în prima coloană a tabloului alocat.
  • TABLE_ARRAY este intervalul de celule alocat în care doriți să aplicați funcția CĂUTARE V.
  • COL_INDEX_NUMBER este numărul coloanei care conține valoarea returnată.
  • RANGE_LOOKUP (opțional) este fie ADEVĂRAT sau FALS . Specifica FALS dacă doriți ca Excel să returneze o potrivire exactă sau ADEVĂRAT dacă doriți să returneze o potrivire aproximativă. Dacă nu specificați nicio valoare, Excel (implicit) va seta a ADEVĂRAT valoare și returnează potriviri aproximative.

Când aplicați funcția LOOKUP, Excel localizează LOOKUP_VALUE în prima coloană a intervalului de celule alocat. De aceea, pentru ca funcția LOOKUP să funcționeze, este important ca LOOKUP_VALUE să fie în prima coloană a TABLE_ARRAY (interval de celule alocat.)

După ce a găsit LOOKUP_VALUE, Excel numără numărul de celule pe baza COL_INDEX_NUMBER specificat și returnează un rezultat. Valoarea returnată va fi fie exactă, fie aproximativă, în funcție de dacă ați specificat o valoare FALSE sau TRUE pentru RANGE_LOOKUP.

Acum că aveți o înțelegere corectă a funcției CĂUTARE VL, să o folosim pentru a extrage date din baza noastră de date a inventarului de telefoane mobile. Pentru a căuta un preț pentru un anumit telefon mobil din baza de date, urmați pașii de mai jos:

nu poate șterge fișierul deschis în sistem
  1. Creați următoarele două anteturi în celule noi: SKU și Preț .
  2. Introdu următoarea formulă sub antetul Preț: 
    =VLOOKUP(
  3. Pentru a oferi a LOOKUP_VALUE , selectați celula de sub SKU antet ( i5 în cazul nostru), apoi adăugați o virgulă.
  4. Pentru TABLE_ARRAY selectați toate celulele din baza de date, sub anteturi ( A2:E10 în cazul nostru), urmată de o virgulă.
  5. Vrem să găsim prețul SKU-ului nostru dorit, așa că vom seta COL_INDEX_NUMBER la 4 (deoarece antetul Prețului unitar este a 4-a coloană din baza noastră de date) și urmați-l cu o virgulă.
  6. În cele din urmă, specificați RANGE_LOOKUP la fel de FALS , deoarece dorim ca Excel să returneze valori exacte.
  7. Apasa Enter.

Excel va returna o eroare #N/A, dar nu vă faceți griji. Asta doar pentru că nu am adăugat SKU-ul dorit (LOOKUP_VALUE) sub antetul SKU.

Pentru a afla prețul unui anumit SKU (din gama alocată, adică baza noastră de date), introduceți-l sub antetul SKU și Excel va returna prețul exact al articolului. Puteți face acest lucru pentru orice element din baza de date.

Pentru a afla mai multe informații despre articol, repetați același proces. Să presupunem că doriți să aflați și numărul de unități disponibile ale unui articol. Pentru a face asta, creați un alt antet lângă Preț antet și denumește-l Nr. de unitati . Sub acest nou antet, introduceți următoarea formulă:

=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)

Observați că, în timp ce restul formulei este același, COL_INDEX_NUMBER s-a schimbat de la 4 (în formula anterioară) la 5. Acest lucru se datorează faptului că Nr. de unitati antetul se află în a 5-a coloană a bazei de date.

Cum se creează un sistem de inventar folosind șabloane Excel

Dacă nu doriți să treceți prin bătaia de cap de a crea manual un sistem de inventar în Excel, puteți alege calea mai ușoară de utilizare a unui șablon de inventar Excel.

  1. Accesați site-ul web Office pentru a găsi gata de utilizare Șabloane de inventar Excel .
  2. Alegeți șablonul pe care doriți să-l utilizați și descărcați-l.
  3. Odată ce descărcarea este finalizată, faceți dublu clic pe el pentru a deschide fișierul șablon.
  4. Clic Activați editarea în partea de sus pentru a începe să faceți ajustări în funcție de cerințele dvs.

Acum, puteți adăuga sau elimina anteturi în funcție de nevoile dvs. și puteți începe să utilizați șablonul pentru a vă gestiona inventarul prin adăugarea de articole și actualizarea informațiilor relevante.

Du-ți sistemul de inventar Excel la nivelul următor

Acum că ați învățat elementele de bază, este timpul să vă duceți sistemul de inventar Excel la nivelul următor. Puteți face acest lucru cu ușurință învățând despre diferite formule Excel și aplicându-le în baza de date a inventarului Excel. Acest lucru vă va ajuta să fiți creativ cu baza de date de inventar Excel și o veți putea folosi mai eficient.