Home-theater-designers
De secole, companiile și corporațiile din întreaga lume au folosit Excel ca instrument de gestionare a stocurilor. Dar, deoarece multe programe dedicate de gestionare a stocurilor sunt introduse, viabilitatea Excel pentru această sarcină este pusă sub semnul întrebării.
Chiar dacă Excel este un program extrem de util, este suficient pentru gestionarea stocurilor? Pentru a răspunde la această întrebare, să comparăm gestionarea inventarului Excel cu software-ul de gestionare a stocurilor.
REALIZAREA VIDEOCLIPULUI ZILEI
De ce multe companii folosesc Excel pentru gestionarea inventarului
Excel este practic un program de foi de calcul care utilizează grile de celule pentru a ajuta la consolidarea, organizarea și calcularea rapidă a datelor. Cu toate acestea, depășește aritmetica de bază - Excel are șabloane și funcții pentru managementul proiectelor , contabilitate, prognoză și alte sarcini profesionale. De aceea, este, de asemenea, aplicația de gestionare a stocurilor pentru multe companii.
cum să-ți recuperezi șirul
Excel are o barieră scăzută la intrare, deoarece este economic. Trebuie doar să cumpărați o licență pentru Microsoft Office și sunteți gata. De aceea, ați găsi toată lumea, de la startup-uri la corporații, care îl folosesc.
În plus, Excel este foarte versatil. Îl puteți personaliza în funcție de cerințele dvs. unice și puteți adăuga macrocomenzi, formule și șabloane. Cu Excel, nu te limitezi doar la numere plictisitoare. Puteți creați grafice și diagrame puternice în Excel pentru a prezenta vizual și analiza datele dintr-o privire.
6 dezavantaje ale managementului inventarului în Excel
Nu există nicio îndoială că Excel oferă caracteristici impresionante pe care startup-urile și întreprinderile mici le folosesc pentru a-și gestiona stocurile. Cu toate acestea, pe măsură ce afacerile cresc, apar probleme din cauza limitărilor Excel ca instrument de gestionare a stocurilor. Iată câteva dintre limitările sale.
1. Proces consumator de timp și lipsă de automatizare
Afacerile mai mari se ocupă de inventare mai extinse, care trebuie documentate manual în Excel. De la introducerea și actualizarea datelor până la organizarea și revizuirea, gestionarea inventarului în Excel costă o companie multă muncă manuală și timp.
Într-o lume ideală, ați dori ca Excel să vă solicite după ce stocul scade la un anumit nivel, astfel încât să puteți reordona. Din păcate, nu este cazul din cauza lipsei de automatizare în Excel.
2. Posibilitate crescută de erori umane
O altă problemă cu introducerea manuală a datelor este posibilitatea unor erori umane. În timp ce astfel de greșeli sunt adesea evitate la o scară mai mică, erorile umane sunt aproape inevitabile atunci când se confruntă cu un aflux masiv de date din mai multe surse.
De exemplu, o formulă incorectă poate afecta mai multe celule, dacă nu întreaga foaie de calcul, ducând la rapoarte eronate. Aparent inofensive, astfel de erori pot genera adesea rezultate greșite costând o companie milioane de dolari.
Găsirea și remedierea acestor erori este un joc cu minge complet nou. Cum găsiți o virgulă sau un punct zecimal lipsă în mii de celule de date? Chiar dacă găsiți problema, adesea trebuie corectată în mai multe celule, ceea ce poate dura câteva ore.
3. Lipsa actualizărilor în timp real
Gestionarea eficientă a stocurilor necesită date în timp real pentru luarea deciziilor rapidă și precisă. Cu toate acestea, acest lucru este imposibil cu Excel, deoarece trebuie să actualizați manual foaia de calcul după fiecare livrare sau produs vândut. Chiar și cu cel mai angajat personal dornic de stocurile și consumabilele disponibile, datele dvs. Excel vor fi adesea cu un pas în urmă.
cum să eliminați un filigran dintr-o fotografie
Din cauza lipsei de actualizări în timp real, companiile trebuie adesea să ia decizii bazate pe date învechite. Acest lucru poate duce la mai multe probleme, cum ar fi stocul excesiv sau insuficient.
4. Colaborare limitată
Colaborarea eficientă este esențială pentru gestionarea inventarului, deoarece se ocupă de date din mai multe surse. Există puține funcții de colaborare în Excel în afară de partajarea cărților de lucru, comentarii și suplimente de la terți. Cu toate acestea, actualizarea simultană a datelor de inventar este o problemă în Excel.
5. Lipsa de securitate și istoric de date
În orice afacere, mai multe părți interesate au nevoie de acces la anumite secțiuni ale datelor de inventar. Acest lucru devine problematic atunci când lucrați cu Excel, deoarece nu oferă acces bazat pe roluri. O persoană care are acces la foaia de calcul de inventar o poate accesa în întregime sau deloc, ceea ce face dificilă protejarea informațiilor sensibile ale companiei.
Chiar dacă puteți urmări modificările în Excel, nu este suficient pentru companiile cu seturi de date de inventar mai mari și mai complexe. Este dificil de urmărit cine a făcut modificări la datele de inventar, ce modificări au fost făcute și când au fost făcute.
O astfel de urmărire limitată de audit face ca oricine să schimbe cu ușurință datele de inventar pentru a ascunde activitățile frauduloase, punând în joc integritatea datelor de inventar.
De ce să treceți la software-ul de gestionare a stocurilor?
Dacă vă confruntați cu probleme în timp ce vă gestionați inventarul cu Excel, este timpul să treceți la software-ul de gestionare a inventarului. Spre deosebire de Excel, acest software este conceput special pentru gestionarea stocurilor și combină perfect toate aspectele gestionării stocurilor, cum ar fi canalele de vânzare, reaprovizionarea și depozitarea.
Pe lângă faptul că oferă o soluție unică, software-ul de gestionare a stocurilor cum ar fi Cin7 și Inventarul Zoho automatizați procesul cu notificări și alerte. Acestea oferă funcții de raportare specializate care ajută la prognoza tendințelor vânzărilor și la luarea deciziilor susținute de date de inventar în timp real.
5 avantaje ale software-ului de gestionare a stocurilor față de Excel
Cel mai recent software de gestionare a stocurilor oferă avantaje extraordinare față de Excel. Acest lucru face ca problemele de automatizare și scalabilitate cu care se confruntă utilizatorii Excel să devină redundante cu software-ul de gestionare a stocurilor.
Să ne uităm la avantajele aplicațiilor de gestionare a stocurilor pentru a vedea cum depășește Excel.
1. Automatizarea economisește timp și resurse ale companiei
Software-ul de gestionare a stocurilor automatizează gestionarea stocurilor folosind tehnologia RFID sau scanere de coduri de bare. De asemenea, automatizează reordonarea. Odată ce nivelurile dvs. de stoc ating un anumit prag, comenzile de cumpărare sunt generate automat, prevenind stocarea excesivă sau insuficientă.
Automatizarea procesului face ca lucrurile să fie gestionabile, economisind timp și resurse companiei. Este un pas înainte de Excel, ceea ce face mult mai ușor să-ți extinzi afacerea prin alocarea strategică a timpului și a resurselor economisite pentru eforturile generatoare de profit.
2. Date mai fiabile
Prin automatizarea celor mai multe aspecte ale gestionării stocurilor, software-ul de gestionare a stocurilor minimizează șansele de erori umane. Nu numai că face datele achiziționate mai fiabile, dar reduce și timpul și resursele cheltuite altfel pentru auditarea și remedierea erorilor.
Datele fiabile se traduc în previziuni precise cruciale pentru creșterea oricărei afaceri. Analiza precisă a datelor poate ajuta companiile să ia decizii bine informate cu privire la reordonarea și alocarea resurselor, îmbunătățind profitabilitatea și permițând scalabilitatea.
3. Integrarea sistemului devine o briză
Software-ul de gestionare a stocurilor se poate integra cu alte departamente ale afacerii dvs., cum ar fi achiziții, vânzări, conturi etc. O astfel de integrare perfectă scutește companiile de a colecta manual date de la diferite departamente și de a le consolida într-un registru de lucru Excel.
Scalarea implică adesea desfășurarea simultană a afacerilor pe mai multe piețe de vânzare. Cu Excel, va trebui să creați și să gestionați numeroase registre de inventar pentru diferite canale de vânzare și să vă străduiți să le păstrați fiabile și actualizate.
Un software de gestionare a stocurilor facilitează procesul prin integrarea tuturor canalelor. Nu va trebui să treceți prin necazul gestionării unor astfel de date la scară largă cu software-ul de gestionare a inventarului, deoarece acesta va aduna automat date și va oferi urmărirea inventarului în timp real.
4. Prognozare și planificare mai ușoară
Gestionarea inventarului Excel rămâne în urmă cu ceea ce se întâmplă datorită naturii sale de introducere manuală. Acest decalaj între inventarul din foile de calcul și inventarul depozitului devine un obstacol semnificativ în previziunea, planificarea și luarea deciziilor eficiente. În cele din urmă, companiile se luptă să îndeplinească cerințele din ce în ce mai mari ale pieței și nu reușesc să concureze cu companiile care folosesc soluții automate.
Utilizarea software-ului de gestionare a inventarului elimină acest decalaj cu datele de inventar în timp real. În orice moment, sunteți la curent cu nivelurile de inventar din mai multe locații, comenzile de achiziție și multe altele. Prognoza și planificarea devin mai ușoare și mai precise cu ajutorul datelor accesibile în timp real.
nu se poate descărca din magazinul Windows 10
5. Securitate sporită a datelor cu acces bazat pe roluri
Spre deosebire de Excel, software-ul de gestionare a inventarului oferă acces bazat pe roluri. Administratorii pot atribui roluri cu diferite permisiuni și niveluri de accesibilitate.
Un manager de depozit, de exemplu, poate avea acces complet la software cu permisiunea de a accesa datele disponibile, de a genera rapoarte, de a plasa comenzi și multe altele. În același timp, un funcționar de introducere a datelor poate accesa doar ecranele de introducere a datelor.
Accesul bazat pe roluri ajută la crearea și menținerea unei ierarhii a companiei și îmbunătățește securitatea informațiilor sensibile ale companiei. În plus, ajută la urmărirea modificărilor aduse sistemului, cine le-a făcut și când. Acest lucru crește responsabilitatea și minimizează șansele de încălcare a confidențialității și fraudă.
Aplicațiile de gestionare a stocurilor vă ajută să vă extindeți afacerea
Excel este de obicei suficient pentru o afacere mică, mai ales dacă nu are numerar pentru a cheltui pe aplicații și servicii specializate. Cu toate acestea, acesta este un impediment pentru scalabilitate atunci când afacerea dvs. este în creștere. Așadar, va veni un moment când vor apărea probleme vizibile. Când vine acest moment, software-ul specializat de gestionare a stocurilor face parte din soluție.
Cu software-ul de gestionare a stocurilor, companiile își pot gestiona mai bine stocurile prin automatizarea procesului, eliminând erorile umane și îmbunătățind colaborarea. Cu toate acestea, automatizarea nu ar trebui să se limiteze la gestionarea stocurilor. Companiile ar trebui să se străduiască întotdeauna să îmbunătățească eficiența și profitabilitatea prin automatizarea diferitelor aspecte ale afacerii.