Home-theater-designers
Ce obțineți atunci când combinați o vacanță de două săptămâni cu o viață ocupată de muncă? Un proiect uriaș care vă așteaptă odată ce vă întoarceți acasă - doar cernând toate aceste e-mailuri! Așteptați - de ce nu activați răspunsul în afara biroului în Outlook și automatizați unele dintre aceste răspunsuri pentru dvs.?
Aici, la MakeUseOf, am prezentat cum să faceți acest lucru în Gmail, cum ar fi instrucțiunile de răspuns ale vacanței Tinei și metoda lui Mark de a face acest lucru folosind un filtru de e-mail. Singurul client pe care nu l-am acoperit încă este Outlook. Din păcate, spre deosebire de Gmail, versiunea gratuită a Outlook.com nu oferă funcția de răspuns în afara biroului. Cu toate acestea, dacă aveți Outlook 2010 și un cont pe un server MS Exchange - pe care multe companii îl oferă angajaților - atunci aveți noroc.
Utilizarea răspunsului Out Of Office în Outlook
Microsoft a făcut extrem de simplă configurarea unui sistem automat care va trimite răspunsuri instantanee oricui vă trimite un e-mail în timp ce sunteți departe de birou. Nu contează dacă este doar în timpul a 24 de ore sau în timpul unei vacanțe de 2 săptămâni, puteți configura clientul Outlook pentru a răspunde exact cum doriți și pentru exact cantitatea de timp de care aveți nevoie.
Pentru a accesa aceste setări în Outlook 2010, sub butonul Sigla Windows, selectați Informații. Aici, veți vedea un buton mare care citește „Răspunsuri automate” cu o ușă și o pictogramă săgeată.
Faceți clic pe butonul Răspunsuri automate pentru a lansa instrumentul Out Office din Outlook. Fereastra pop-up pe care o veți vedea este mult mai avansată decât vă puteți da seama. La prima vedere, este o modalitate rapidă de a activa „Trimiteți răspunsuri automate” și introduceți doar o notă rapidă pe care Outlook o va trimite automat în numele dvs. oricui vă va trimite un e-mail.
transferați mesaje textra pe noul telefon
Cu toate acestea, la o inspecție mai atentă, veți vedea că există mult mai multe funcționalități aici decât pare.
În primul rând, puteți defini un anumit interval de date pentru a activa funcția de răspuns automat, astfel încât, atunci când vă întoarceți din vacanță, să nu vă faceți griji că vă amintiți pentru a-l opri!
De asemenea, veți observa că există două file. Cel din stânga este să configurați un răspuns automat numai pentru persoanele care vă trimit prin e-mail din interiorul companiei.
Fila din stânga este locul în care puteți configura un răspuns specific pentru oricine vă trimite un e-mail din afara corporației dvs.
Configurarea regulilor de e-mail
Veți observa în partea de jos a acestei ferestre, există un buton aparent nesemnificativ etichetat „Reguli ...”
Acest buton este de fapt destul de semnificativ, deoarece vă permite să definiți în continuare modul în care Outlook va răspunde automat prin definirea anumitor persoane, cuvinte din subiect sau corp sau dacă e-mailul a fost trimis direct sau a fost trimis CC.
Aici puteți crea reguli foarte specifice. De exemplu, puteți crea o regulă conform căreia mama dvs. vă trimite un e-mail, puteți redirecționa acel e-mail către un cont personal pe care îl veți monitoriza în timpul vacanței (sau îl puteți trimite direct la coșul de gunoi, în funcție de relația cu mama dvs.).
Devine și mai interesant atunci când faceți clic pe butonul „Avansat ...”.
Aici puteți defini mai multe detalii despre mesajele la care doriți să răspundeți într-un mod diferit de răspunsul automat standard. Puteți alege mesaje peste sau sub o anumită dimensiune, când au fost primite, nivelul lor de importanță și multe altele.
Creați un răspuns din birou cu reguli de e-mail
Saikat a oferit câteva sfaturi despre utilizarea filtrelor Outlook înainte, iar Jack a făcut același lucru pentru Filtre Google, Hotmail și Yahoo . Dacă vă gândiți bine, Responderul în afara biroului este de fapt o versiune alternativă a ceea ce ați putea face dacă ați face doar clic pe Gestionați regulile din meniul Outlook.
Folosind Expertul pentru reguli, derulați în jos până la opțiunea pentru a verifica mesajele „primite într-un anumit interval de date”.
Definiți perioada respectivă ca fiind din momentul în care vă îndreptați spre vacanță, până în momentul în care intenționați să vă întoarceți acasă.
În cele din urmă, tot ce trebuie să faceți este să definiți ce răspuns sau acțiune doriți să ia regula atunci când mesajele primite îndeplinesc aceste criterii și, în esență, aveți un răspuns în afara biroului!
După cum puteți vedea, nu există niciun motiv pentru care nu puteți răspunde la e-mailuri chiar și atunci când sunteți plecat în vacanță! Tot ce trebuie să faceți este să vă faceți timp să spuneți Outlook cum ați dori să răspundă pentru dvs., iar oamenii vor crede că sunteți la fel de productivi precum ați fost vreodată, chiar și așa cum stați pe o plajă savurând o margarită.
În ce moduri creative utilizați răspunsul Out of Office din Outlook? Aveți câteva sfaturi sau povești bune de spus? Distribuiți-le în secțiunea de comentarii de mai jos!
emulator tabletă Android pentru Windows 10
Credite imagine: mână robot [URL rupt eliminat] prin Shutterstock
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Merită să faceți upgrade la Windows 11?Windows a fost reproiectat. Dar este suficient pentru a vă convinge să treceți de la Windows 10 la Windows 11?
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Windows
- Sfaturi pentru e-mail
- Microsoft Outlook
Ryan are o diplomă de licență în inginerie electrică. A lucrat 13 ani în ingineria automatizării, 5 ani în IT, iar acum este inginer de aplicații. Fost editor manager al MakeUseOf, a vorbit la conferințe naționale privind vizualizarea datelor și a fost prezentat la TV și radio naționale.
Mai multe de la Ryan DubeAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona