Home-theater-designers
În 1971, primul e-mail a fost trimis de la un computer la altul. Acum, 269 miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi.
Este imposibil să ne imaginăm câte dintre aceste e-mailuri sunt inutile. Câți servesc doar pentru a provoca mai multă confuzie. Pentru a arde și mai multă atenție și răbdare a destinatarilor lor.
Dar un lucru este sigur: dacă mai mulți oameni ar începe să răspundă la e-mailuri în mod eficient, am fi cu toții legați de căsuțele de e-mail puțin mai strâns, iar anxietatea e-mail-ului nostru ar fi puțin mai puțin debilitantă.
Cea mai evidentă soluție aici nu este doar „răspunsul în linie”, ci răspunsul în linie corect . Răspunsul în linie este locul în care răspundeți în corpul principal al e-mailului, mai degrabă decât să scrieți propriul e-mail de la zero.
Răspunsul în linie este ceva ce majoritatea dintre noi facem din când în când. Dar ar trebui să răspundem în linie departe mai des. Și ar trebui să facem acest lucru având în vedere câteva reguli pentru a menține aceste fire de e-mail complicate organizate și ușor de urmat.
Răspundem la e-mail greșit
Opusul răspunsului în linie este ceea ce se numește adesea „postare de top”. Aici apăsați răspunsul la un e-mail și începeți să tastați în partea de sus a casetei de text. Așa se compune majoritatea e-mailurilor de astăzi. Dar dacă nu aveți de-a face cu conversații prin e-mail extrem de simple, postarea de sus poate cauza tot felul de probleme.
În primul rând, la postarea de sus, trimiterea înapoi la e-mailul original devine o problemă uriașă, care implică parcurgerea prin e-mail după e-mail pentru a găsi ceea ce căutați. Apoi, trebuie să derulați înapoi până la e-mailul pe care îl compuneți pentru a parafraza probabil ceea ce tocmai ați găsit, în afara contextului și de multe ori lipsesc punctele saliente.
Uneori, un destinatar poate răspunde la e-mailul dvs. într-un fir de e-mail complet nou, ceea ce înseamnă că conversația dvs. are loc acum în două sau mai multe fire separate.
Dacă ești într-o conversație de grup, lucrurile devin și mai încordate. Urmărirea cine răspunde la ce, când și la ce au fost răspunsurile acestea răspunsurile devine o ispravă aproape imposibilă.
Răspunsul în linie este soluția
În loc să postăm de sus atunci, ar trebui să răspundem în linie - adică în corpul mesajului de e-mail original. În Outlook și Apple Mail, puteți vedea mesajul original imediat ce ați apăsat răspuns. În Gmail, trebuie doar să apăsați cele trei puncte din partea de jos a ecranului de compunere pentru a afișa conversația.
Bacsis: Pentru a elimina linia verticală „citat” din răspunsul dvs. din Gmail, evidențiați întregul e-mail, apoi faceți clic pe indentare mai puțin buton.
Răspunsul în linie rezolvă problema necesității de a derula prin masele de mesaje, deoarece e-mailul original este inclus și poate fi căutat în cel mai recent mesaj pe care îl primiți în conversația respectivă. Aceasta înseamnă că totul este ținut în context.
În plus, nu trebuie să pierdeți timpul rezumând răspunsurile altor persoane sau să copiați fragmente de e-mailuri doar pentru ca propriile dvs. răspunsuri să aibă sens. Cu răspunsuri în linie, totul este acolo pentru ca toată lumea să se poată referi în orice moment.
Și pentru firele care implică mai mulți oameni, este ușor să se distingă cine a spus ce și cine răspunde, dacă este făcut corect.
Răspuns corect în linie
Când majoritatea oamenilor răspund în linie, pur și simplu își scriu răspunsurile alături de textul la care doresc să răspundă și fac acest lucru îndrăzneț sau roșu.
Acest lucru este departe de a fi ideal. De îndată ce cineva deschide un e-mail în text simplu, nu poate vedea această formatare. Și de îndată ce există mai mult de câțiva oameni într-un fir, lucrurile pot deveni rapid dezordonate.
Deci, iată un ghid rapid corect răspunsul în linie este scalabil și va reduce confuzia la minimum.
1. Nu vă bazați pe formatare
După cum sa menționat, în unele cazuri este posibil ca un destinatar să nu poată vedea formatarea pe care o includeți într-un e-mail (de exemplu, poate prefera text simplu). Dacă cineva este daltonist, s-ar putea să fie dificil să urmeze firele care conțin mai multe culori.
Cum șterg o postare de pe Facebook
În orice caz, utilizați formatarea pentru a face răspunsurile mai ușor de găsit atunci când scanați un e-mail. Dar nu te baza numai pe el.
2. Prefață Răspunsuri cu numele tău
În loc să vă bazați pe formatare, luați obiceiul de a prefața toate răspunsurile dvs. cu numele dvs. și, dacă trebuie să fiți organizat în mod special, data. Rugați toți destinatarii să facă același lucru.
În prezent, în Gmail, nu aveți de ales decât să vă introduceți manual numele. Același lucru este valabil și pentru aplicația mereu blandă Apple Mail.
Cu toate acestea, dacă utilizați Outlook, există o caracteristică pentru a prefața automat răspunsurile dvs. cu numele dvs. Pentru a face acest lucru, mergeți la Fișier> Opțiuni> E-mail . Apoi du-te la Răspunsuri și Redirecționare , verifică Prefață comentarii cu și introduceți numele dvs. în caseta de text. Când răspundeți în corpul unui e-mail, numele dvs. va apărea automat între paranteze.
Mailbird are, de asemenea, această opțiune în mod implicit.
3. Folosiți pauzele de linie, vă rog
Ori de câte ori lăsați un răspuns în linie, acesta ar trebui să fie pe o nouă linie, mai degrabă decât inserată la mijlocul propoziției sau la sfârșitul unui paragraf.
Acest lucru face mult mai ușor pentru alți oameni să răspundă la comentariile dvs. și simplifică scanarea conversației care se întâmplă în jurul fiecărui punct.
4. Răspunsuri pe mai multe niveluri de indentare
Atunci când mai multe puncte sunt abordate într-un singur e-mail, veți avea mai multe fire care se întâmplă într-un singur mesaj.
Pentru a le menține organizate, ar trebui să indentați răspunsurile cu fir, astfel încât este evident ce comentarii se referă la fiecare punct. Personal consider că folosind paranteze unghiulare (>) cele mai intuitive caractere aici, deoarece punctele glonț pot să nu apară în e-mailurile cu text simplu.
Acest lucru vă va economisi mult efort încercând să vă dați seama la ce parte a conversației trebuie să fiți atenți.
5. Ultimul recurs: folosiți un instrument mai bun
Nimeni nu pretinde că răspunsurile în linie sunt soluția perfectă aici. Dar dacă nu ai de ales decât să folosești e-mailul, fă-ți timp pentru a scrie e-mailuri care sunt eficiente și eficiente. Pe baza motivelor de mai sus, răspunsul în linie este cel mai bun mod de a menține proiectele în progres. De asemenea, îi ajută pe toți să țină pasul cu mai multe conversații din subiectele de e-mail, fără a fi nevoie să pierdeți timpul căutând prin liste lungi de e-mailuri anterioare.
Dacă veți găsi chiar și răspunsuri în linie care devin prea complexe sau dacă colegii dvs. nu se pot obișnui să răspundă corect în linie, totuși, poate fi timpul să căutați un alt instrument.
Instrumente de comunicare precum Slack , Yammer , și Ghemui face mai ușoară comunicarea complexă a echipei. În loc să continuați să vă luptați cu e-mailul, atunci poate fi timpul să încercați una dintre acestea.
Imprastie vestea
Când adoptați aceste reguli simple de răspuns în linie, mulți destinatari vor aprecia cât de eficient este acest comportament prin e-mail și vor începe să imite abordarea dvs. în mod natural.
Totuși, dacă nu vă copiază în mod natural eticheta de e-mail atentă, trageți-le în sus. Trimite-le acest articol. Descrieți cum doriți să răspundă și explicați că va economisi tone de mesaje neînțelese, timp pierdut și pierderea contextului.
Nu există nici un dezavantaj.
Credeți că aceste reguli vă vor ajuta să fiți la curent cu firele de e-mail complexe? Există alte sfaturi de răspuns în linie pe care le considerați utile?
Credit de imagine: sangoiri / Depositphotos
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Un ghid pentru începători pentru vorbirea animatăAnimarea vorbirii poate fi o provocare. Dacă sunteți gata să începeți să adăugați dialog la proiectul dvs., vom descompune procesul pentru dvs.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Gmail
- Sfaturi pentru e-mail
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale este licențiat în filosofie la Universitatea York, Marea Britanie. A lucrat ca manager de social media și consultant de peste cinci ani, în timp ce susținea ateliere în mai multe țări. În ultimii doi ani, Rob a fost, de asemenea, un scriitor de tehnologie și este managerul social media al MakeUseOf și editor de buletine informative. De obicei îl vei găsi călătorind prin lume, învățând editare video și experimentând cu fotografie.
Mai multe de la Rob NightingaleAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
cum să ștergeți căutările pe googleFaceți clic aici pentru a vă abona