Home-theater-designers
Excel este un extrem de util program de foaie de calcul, dar nu este nimic mai rău decât crearea unei foi de calcul perfecte și imprimarea ei doar pentru a o vedea ieșind pe nouă coli de hârtie, inclusiv un singur rând pe ultimul. La ce bun o foaie de calcul frumos realizată dacă arată teribil pe hârtie?
Din fericire, puteți modifica foaia de calcul și setările programului pentru a obține totul pe o singură pagină și pentru a face ca pagina să arate cât mai bine posibil. Dacă foaia dvs. de calcul este prea mare pentru o singură pagină, puteți utiliza aceste setări pentru a o distribui mai agreabil pe mai multe pagini.
Previzualizare înainte de a imprima
Acesta este un pas important - puteți rezolva o mulțime de probleme înainte de a imprima dacă știți doar despre ele. Dacă tipăriți și apoi verificați cât de bine a funcționat, s-ar putea să ajungeți să pierdeți multă hârtie încercând să obțineți ultimul rând sau coloană pe hârtie.
În funcție de versiunea dvs. de Excel, poate fi necesar să faceți clic Fișier> Previzualizare imprimare , File> Print> Print Preview , sau doar Fișier> Tipărire pentru a vedea cum va arăta foaia de calcul când va ieși din imprimantă. Dacă arată bine, continuați și imprimați. Dacă nu, încercați câteva dintre strategiile enumerate mai jos!
Utilizați vizualizarea aspectului paginii
Vizualizarea aspectului paginii vă va arăta cum se va imprima documentul în timp ce lucrați la el. Nu este o vedere excelentă pentru lucrul la foaia de calcul, dar vă poate ajuta să faceți ajustări pentru a vă asigura că coloanele și rândurile dvs. profită la maximum de spațiul pe care îl aveți. Pentru a activa vizualizarea, accesați Vizualizare> Aspect pagină .
Acum veți vedea foaia de calcul așa cum ar fi tipărită. Efectuarea de ajustări folosind instrumentele enumerate mai jos în această vizualizare vă va oferi o idee mai bună dacă au funcționat bine sau nu. (Aceeași funcționalitate este disponibilă în Word și vă poate ajuta creați documente cu aspect profesional si acolo.)
Schimbați Orientarea paginii
Dacă foaia de calcul este mai largă decât înaltă, o orientare orizontală vă va ajuta să încadrați mai mult pe o pagină. O foaie de calcul mai înaltă va beneficia probabil de o orientare verticală. Pentru a alege ce orientare folosește foaia de calcul, deschideți fișierul Configurare pagina meniul și alegeți Portret sau Peisaj sub fila Pagină.
cum îmi fac fotografiile de pe Facebook private
Ștergeți sau ascundeți rândurile sau coloanele
În foile de calcul mari, există adesea rânduri sau coloane care sunt redundante, conțin informații vechi sau pur și simplu nu trebuie să fie tipărite într-o anumită situație. Aceste rânduri și coloane ocupă proprietăți imobiliare valoroase pe pagină și pot face mult mai dificilă obținerea foaiei de calcul pentru a se potrivi frumos.
Dacă puteți șterge unele dintre aceste date, folosiți doar familiare evidențiați> Editați> Ștergeți secvență pentru a scăpa de ele. Dacă conțin informații de care credeți că ați putea avea nevoie din nou mai târziu, le puteți ascunde făcând clic dreapta pe antetul rândului sau coloanei și selectând Ascunde . Pentru a vedea din nou datele, evidențiați rândurile sau coloanele de pe ambele părți ale datelor ascunse, faceți clic dreapta pe etichetă și selectați Afișează .
Folosiți pauzele de pagină
La fel ca în programul dvs. preferat de procesare a textului, puteți insera pauze de pagină pentru a vă asigura că foaia dvs. de calcul este împărțită între mai multe pagini în care doriți să fie, în loc de Excel consideră că este convenabil. Doar folosiți Insert> Page Break pentru a spune Excel unde să vă împărțiți documentul.
Schimbați zona de imprimare
Dacă foaia dvs. de calcul conține o cantitate imensă de date și trebuie doar să le imprimați, puteți imprima doar partea din foaia de calcul pe care o selectați. Selectați celulele pe care doriți să le imprimați și faceți clic Imprimare . Schimba Tipăriți ce: opțiune pentru Selecţie și previzualizarea se va actualiza pentru a conține doar datele pe care le-ați selectat.
Dacă aveți tendința de a imprima aceeași selecție în mod regulat, puteți seta o zonă de imprimare permanentă care să cuprindă doar acea secțiune, astfel încât să nu trebuie să o selectați de fiecare dată. Pentru aceasta, selectați zona pe care o imprimați frecvent, apoi accesați Fișier> Zona de imprimare> Setați zona de imprimare . Acum această selecție va deveni zona de imprimare standard pentru foaia de calcul. Pentru a scăpa de această setare, utilizați Fișier> Zona de imprimare> Ștergeți zona de imprimare .
Schimbați marginile paginii
Dacă aveți nevoie de puțin mai mult spațiu pentru a vă potrivi foaia de calcul pe o pagină, adăugarea unui spațiu suplimentar la marginile paginii vă poate rezolva problema. Puteți accesa dialogul Configurare pagină fie din Fișier> Configurare pagină sau cu butonul Configurare pagină din dialogul de imprimare. Adăugați o fracțiune de centimetru la fiecare margine și verificați din nou previzualizarea imprimării.
Este ușor să treci peste bord cu adăugarea de spațiu în margini pentru a se potrivi cât mai mult pe o pagină. Cu toate acestea, amintiți-vă că textul care rulează până la marginea unei bucăți de hârtie nu este doar neplăcut din punct de vedere estetic, ci poate fi și greu de citit. Fii judicios cu acesta!
Înfășurați textul și redimensionați coloanele
Excel este de obicei folosit pentru date numerice, dar poate fi foarte util și pentru text. Dacă aveți o mulțime de text în celulele dvs., acestea vă pot întinde foaia de calcul și pot îngreuna introducerea pe o pagină sau chiar pe mai multe pagini; s-ar putea să ajungeți la o schemă de imprimare ciudată care face ca documentul dvs. să arate astfel:
O parte din text este tăiată, iar celulele care nu sunt tăiate rulează prea mult spre dreapta. Pentru a limita lățimea foii de calcul la lățimea unei singure pagini, puteți limita lățimea coloanelor și puteți utiliza înfășurarea textului pentru a vă asigura că nu pierdeți niciunul dintre datele pe care doriți să le imprimați. Mai întâi, mergi la Format> Celule> Aliniere și asigurați-vă Încadra textul este activat.
Acum, când textul dintr-o celulă este mai lat decât lățimea coloanei, textul se va înfășura la rândul următor. De aici, puteți regla lățimile coloanelor trăgând marginea unui rând sau a unui antet de coloană pentru a le redimensiona.
De asemenea, puteți să faceți dublu clic pe etichetele de rând sau coloană pentru a le face automat cât de lat este necesar, așa cum se arată în videoclipul de mai jos. Pentru a vă asigura că coloanele dvs. se potrivesc pe o pagină așa cum doriți, utilizați vizualizarea aspectului paginii menționată mai sus.
Scalați-vă foaia de calcul
Dacă nimic altceva nu a făcut treaba, puteți scala foaia de calcul astfel încât să se potrivească pe o singură pagină (sau un anumit număr de pagini). În Configurare pagina , faceți clic pe butonul radio de lângă Se potrivesc la: și alegeți numărul de pagini pe care doriți să imprimați foaia de calcul. Selectarea unui număr mai mic de pagini „late” va scala documentul pe orizontală, iar selectarea unui număr mai mic de pagini „înalte” îl va scala vertical. De asemenea, puteți selecta o scară procentuală.
Utilizarea opțiunii de scalare vă poate ajuta să limitați dimensiunea documentului atunci când este pus pe hârtie, dar vă poate face și textul foarte mic și greu de citit. Verificați previzualizarea și asigurați-vă că nu scăriți până acum încât este imposibil să citiți datele dvs. Scalarea este foarte utilă atunci când încercați să imprimați Diagrame Excel , de asemenea.
Imprimarea dvs. este mai ușor de citit
După ce ați reușit să obțineți foaia de calcul pe un număr acceptabil de pagini, mergeți mai departe și faceți-o cât mai ușor de citit. Modificând alte câteva setări de imprimare, puteți optimiza aspectul imprimării dvs. Iată un cuplu despre care ar trebui să știți.
Imprimarea liniilor de grilă și a titlurilor de rând sau coloană
În Configurare pagina meniu (accesat prin dialogul de imprimare sau Fișier> Configurare pagină ), faceți clic pe fila Sheet și selectați Linii de grilă sub Imprimare secțiune. De asemenea, puteți selecta Anteturi de rânduri și coloane pentru a adăuga aceste etichete la imprimare.
Adăugarea informațiilor antet și subsol
Excel poate adăuga automat informații utile la antetul și subsolul documentului dvs. pentru a ușura citirea. În Configurare pagina , faceți clic pe Antet / subsol filă și utilizați meniurile derulante pentru a adăuga informații precum numărul paginii, numele fișierului și numele autorului în antet sau subsol. Dacă foaia dvs. de calcul este foarte lungă, aceste informații vă pot ajuta să păstrați paginile organizate mai ușor.
De asemenea, puteți adăuga text personalizat făcând clic pe Personalizați antetul sau Personalizați subsolul .
Nu vă mulțumiți cu foi de calcul imprimate prost
Poate fi frustrant să încercați să obțineți foaia de calcul să arate bine atunci când o imprimați - mai ales dacă trebuie să o obțineți pe o singură pagină. Dar, cu câteva modificări la setările și formatul documentului, puteți produce o imprimare frumoasă! Nu uitați să aflați și alte sfaturi pentru succesul Excel în birou, în timp ce vă aflați la el.
Aveți alte sfaturi pentru tipărirea foilor de calcul din Excel? Distribuiți-le mai jos!
Credite de imagine: om de afaceri cu semn de întrebare de Dooder prin Shutterstock
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Este bine să instalați Windows 11 pe un computer incompatibil?Acum puteți instala Windows 11 pe computere mai vechi cu fișierul ISO oficial ... dar este o idee bună să faceți acest lucru?
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Tipărire
- Microsoft Excel
Dann este un consultant în strategie de conținut și marketing care ajută companiile să genereze cerere și clienți potențiali. De asemenea, el blogează despre strategie și marketing de conținut la dannalbright.com.
Mai multe de la Dann AlbrightAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona