Home-theater-designers
Google Drive este un instrument fantastic de productivitate și colaborare. Cu toate acestea, odată ce începeți să-l utilizați mult, devine dificil să păstrați totul organizat.
Din fericire, Google Drives oferă multe modalități de a facilita găsirea a ceea ce căutați. Iată un ghid pentru organizarea Google Drive pentru a reduce timpul pierdut în căutarea de informații.
1. Configurarea de bază Google Drive și adăugarea fișierelor
La fel ca exploratorii de fișiere standard, Google Drive vă permite să vă organizați fișierele folosind foldere, ceea ce este la îndemână dacă lucrați la proiecte distincte. Totuși, ceea ce face acest lucru puțin complicat este că fișierele dvs. pot proveni din două surse diferite.
Veți vedea acestea listate în bara laterală de pe Aplicația web Google Drive . Unitatea mea conține fișierele salvate în Drive în timp ce Împărțit cu mine colectează conținut alții te-au invitat să accesezi pe Drive . Acestea pot include foldere de colaborare în echipă, foldere publice Drive utilizate pentru distribuție și altele similare.
Vei vedea și tu Calculatoare aici dacă utilizați funcția de rezervă Google Drive, dar aceasta este o funcție separată, deci nu se aplică cu adevărat acum.
Un fișier pe care doriți să îl găsiți ar putea fi în oricare dintre aceste categorii, ceea ce face dificilă localizarea prin navigare. Pentru a simplifica acest lucru, puteți adăuga comenzi rapide la fișierele sau folderele partajate pe propriul Drive. Faceți acest lucru făcând clic și trăgând un fișier în Unitatea mea pe bara laterală sau faceți clic dreapta pe ea și alegeți Adăugați o comandă rapidă la Drive . Puteți plasa comanda rapidă oriunde doriți în propriul Drive.
Fișierul va rămâne în locația inițială, dar comanda rapidă din Drive vă permite să îl accesați cu ușurință din propria ierarhie. Acest lucru vă împiedică să trebuie să vă plimbați prin datele partajate.
2. Sortați după dată și alți factori
Acesta este un sfat de bază, dar trebuie explicat, deoarece s-ar putea să nu fie imediat clar unde să-l găsim. Veți găsi opțiunea de a schimba sortarea fișierelor în partea dreaptă sus a vizualizării fișierului curent. Apare ca metodă de sortare curentă, cum ar fi Nume .
Faceți clic pe acest text pentru a seta o altă metodă de sortare, cum ar fi Modificat ultima dată sau Ultima deschidere de mine . Folosiți săgeata pentru a schimba și sortarea crescătoare și descendentă.
Deși este simplu, acesta este un mod la îndemână de a da sens unui folder cu sute de fișiere.
3. Selectați Fișiere mai repede
La fel ca mulți exploratori de fișiere, Google Drive vă permite să utilizați Schimb și Ctrl în combinație cu clicuri, precum și clic și glisare, pentru a selecta mai multe fișiere.
Stai Ctrl și faceți clic pe mai multe fișiere pentru a le selecta pe toate. Pentru a selecta fișierele care sunt într-un rând, faceți clic pe primul, apoi faceți clic pe ultimul în timp ce țineți apăsat Schimb . Dacă preferați, faceți clic și trageți este o alternativă ușoară la aceasta.
Rețineți că puteți schimba vizualizarea fișierului utilizând butonul din dreapta sus, care apare deasupra opțiunii de sortare și lângă Informații pictogramă. Folosiți-l pentru a comuta între vizualizări de listă și de grilă, ceea ce poate face mai ușoară selectarea unui grup de fișiere.
4. Utilizați Instrumente de căutare avansată
Căutarea unui fișier utilizând bara de căutare din partea de sus a ecranului este cel mai bun mod de a găsi ceva ce ați pierdut. Utilizarea instrumentelor avansate aflate la doar câteva clicuri distanță o face și mai eficientă.
Când faceți clic pe bara de căutare, puteți selecta un tip de fișier, cum ar fi PDF-uri sau Foi de calcul , pentru a afișa numai fișiere de acest gen.
Veți observa că atunci când faceți clic pe unul dintre acestea, tip: prezentare sau similar va apărea în bara de căutare. Pentru a fi mai specific, încercați să introduceți un termen de căutare alături de tip. Acest lucru vă permite să restrângeți căutarea cu ușurință dacă știți ce tip de conținut doriți.
În plus, puteți face clic Mai multe instrumente de căutare în partea de jos a meniului de selectare a tipului de fișier (sau a săgeții mici din dreapta casetei de căutare) pentru a vedea opțiunile de căutare avansată. Acestea vă permit să detaliați în funcție de criterii precum data modificării, proprietarul și cu cine a fost partajat.
Dacă stocați o grămadă de fișiere în Drive și nu vă amintiți unde le-ați pus pe cele mai multe, căutarea va deveni cel mai bun prieten al dvs.
5. Utilizați culorile și stelele pentru a crea categorii
Deși puteți crea ierarhii profunde de foldere, uneori este mai ușor să utilizați un sistem mai vizual. Făcând clic dreapta pe un folder, puteți selecta Schimba culoarea și ușurează identificarea dintr-o privire.
În loc de griul standard (și plictisitor) pentru toate, un folder viu colorat este mult mai ușor de observat printre masele altor foldere din Drive. Încercați să aplicați culoarea doar la cele mai importante foldere sau să utilizați o schemă de culori pentru tipuri de conținut similare.
Ca un pas similar, puteți să marcați cu stea elemente selectând Adăugați la Cu stea în meniul cu clic dreapta. Pentru a vedea fiecare fișier și folder pe care le-ați marcat cu stea, faceți clic pe Cu stea în meniul din stânga. Rezervați stele pentru cele mai importante date și veți ști întotdeauna unde să le căutați.
6. Previzualizați documentele pentru a le scana rapid
Doriți o amintire rapidă a ceea ce este într-un fișier, astfel încât să puteți fi siguri că aveți cel potrivit? Aici este util butonul de previzualizare. Selectați un fișier, apoi faceți clic pe ochi pictogramă din partea dreaptă sus în bara de instrumente care apare. Aceasta va genera o previzualizare rapidă, astfel încât să puteți privi peste fișier fără a-l deschide complet.
Imessage pe Mac care nu trimite mesaje
Acest lucru poate dura o secundă pentru încărcare, dar este încă mai rapid decât deschiderea completă a fișierului. Dacă puteți edita fișierul previzualizat (cum ar fi documente Google Docs sau foi de calcul), veți vedea un Deschideți cu [aplicație] link în partea de sus.
7. Verificați revizuirea și editarea istoricelor din unitatea mea
Pentru fișierele pe care le dețineți în Drive, puteți verifica versiunile anterioare și puteți vedea cine a modificat fișierul. Faceți clic dreapta pe ceva și alegeți Gestionați versiunile să revizuiți (și să descărcați) versiuni mai vechi ale acelui fișier, precum și să încărcați una nouă.
Între timp, faceți clic dreapta pe un fișier și alegeți Vezi detalii pentru a deschide un panou din dreapta cu informații despre fișier. Treceți la Activitate pentru a vedea ce s-a întâmplat recent cu acesta, cum ar fi persoanele care efectuează modificări sau partajează documentul.
8. Încercați aplicații pentru a vă ajuta să vă organizați în continuare
Dacă controalele încorporate nu sunt suficiente, puteți conecta aplicații terțe la Google Drive pentru mai multe funcționalități. Pentru a le naviga, faceți clic dreapta pe un fișier și alegeți Deschideți cu> Conectați mai multe aplicații .
Aceasta va deschide piața, unde puteți răsfoi programe de completare care funcționează cu Google Drive. Aruncați o privire prin ele și vedeți dacă vreți dintre ele atrăgătoare. Pentru a începe, aruncați o privire la lista noastră de cele mai bune instrumente pentru Google Drive .
9. Mini-Sfaturi pentru organizarea Drive-ului
Vă lăsăm cu o serie de sfaturi mai mici, care vă pot ajuta, de asemenea, să organizați conținutul Drive-ului:
- Încercați să utilizați emoji în numele folderelor . Pe Windows, apăsați Câștig + Perioadă pentru a introduce un emoji, care funcționează în numele folderelor Google Drive. Împreună cu culorile folderelor, acestea pot fi de ajutor pentru cei care sunt foarte vizuali.
- Folosiți hashtag-uri ca etichete improvizate . Google Drive nu are o funcție de etichetare adecvată, deci vă puteți crea propriul dvs. folosind hashtaguri. Deși nu este acceptat oficial, adăugând #Important sau #Finanţa la documentele pertinente vă permite să vedeți totul într-un singur loc cu o căutare rapidă.
- Folosiți convenții de denumire inteligente . Dacă doriți ca fișierele să apară întotdeauna într-o anumită ordine, utilizați 001 sau similar la începutul numelor lor pentru o organizare ușoară. De asemenea, asigurați-vă că păstrați numele fișierelor suficient de scurte pentru a le face ușor de gestionat, dar nu uitați să includeți cuvinte cheie care să le facă ușor de găsit în căutările de pe drum.
Organizarea Google Drive eficientă este esențială
Acum știți câteva dintre cele mai bune modalități de a ține sub control totul din Google Drive. Menținerea fișierelor ușor de accesat este vitală, mai ales atunci când aveți sute de fișiere împrăștiate pe zeci de foldere.
Pentru a stăpâni Google Drive, ar trebui să știți și cum să remediați problemele obișnuite cu software-ul.
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 10 probleme comune Google Drive (și cum să le rezolve)Aveți probleme cu Google Drive? Încercați aceste sfaturi, remedieri și soluții alternative pentru a rezolva problemele Google Drive.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Gestionarea fișierelor
- Software de organizare
- Google Drive
Ben este redactor adjunct și manager Onboarding la MakeUseOf. Și-a părăsit serviciul IT pentru a scrie cu normă întreagă în 2016 și nu s-a uitat niciodată înapoi. De mai bine de șapte ani acoperă tutoriale tehnologice, recomandări de jocuri video și multe altele ca scriitor profesionist.
Mai multe de la Ben StegnerAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletterului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona