Home-theater-designers
Partajarea documentelor pe Google Drive nu mai este o noutate. Și s-a îmbunătățit doar pe măsură ce munca la distanță atinge toate colțurile globului. Este o veste bună pentru noi, deoarece un simplu folder partajat Google Drive deschide atâtea idei de colaborare în diverse domenii.
Încă mai primești asta? Aceste zece sfaturi ar trebui să vă ajute să gestionați fișierele partajate puțin mai bine de astăzi.
Bazele partajării Google Drive
Puteți partaja orice fișier sau folder. Dar trebuie să fii atent la persoanele cu care distribui și la nivelul permisiunilor de partajare pe care le permiți pe Google Drive.
Videoclipul de două minute rezumă procesul.
În calitate de proprietar, puteți oferi altora proprietatea completă a unui fișier sau un anumit nivel de vizualizare și acces la editare.
- Pot edita: Foaia de calcul colaborativă la care lucrați cu echipa dvs.
- Poate comenta: Schița de carte pe care o scrieți. Alții pot vizualiza și adăuga comentarii la fișier, dar nu îl pot edita. Dosarele nu au comentarii.
- Poate vizualiza: Invitația la petrecerea de weekend pe care tocmai ați făcut-o cu Prezentare.
Iată o diagramă care compară accesul unui vizualizator, comentator, editor sau proprietar:
Sursă: Asistență Google
1. Cum se dezactivează copierea, descărcarea și tipărirea fișierelor partajate?
Puteți interzice descărcarea, imprimarea și copierea fișierelor partajate. Funcția avansată de gestionare a drepturilor de informații elimină aceste opțiuni din meniul vizualizatorului. Acesta este un alt strat de control asupra documentelor dvs.
Deschideți Google Drive. Selectați fișierul partajat și faceți clic pe Acțiune pictogramă din dreapta sus.
Pe Distribuiți cu oameni și grupuri caseta de dialog, adăugați numele colaboratorilor. Setați nivelul de permisiune al colaboratorilor dvs. din meniul derulant de lângă câmpul de nume. Permisiunile de partajare Google Drive sunt Editor , Vizualizator , cometariu .
Trimiterea unei notificări și a unui mesaj personal este opțională. Acum, poate doriți să dezactivați descărcarea, imprimarea sau copia fișierului partajat. Faceți clic pe pictograma Gear pentru a afișa încă două permisiuni pe care le puteți debifa pentru a consolida confidențialitatea documentului.
Reveniți la dialogul anterior cu un clic pe săgeată și apoi trimiteți fișierul colaboratorului dvs.
Spectatorii vor vedea Opțiunile de export sunt dezactivate notificare în partea de sus a meniurilor Fișier și Editare. Faceți o copie, opțiunile de tipărire și descărcare sunt, de asemenea, în nuanțe de documente, foi de calcul și prezentări specifice.
Rețineți că cei cu permisiuni de „editare” vor putea descărca, imprima și copia fișierul, chiar dacă această setare este activată.
2. Partajați un folder cu utilizatorii care nu sunt Google
Prietenii și colegii dvs. nu au nevoie de un cont Google pentru a vizualiza un dosar sau un document Google Drive. Puteți trimite o invitație la adresa de e-mail a acestora. Sau utilizați un link care poate fi distribuit.
Utilizatorii și colaboratorii non-cont Google pot vedea fișierul numai indiferent de permisiunea pe care ați setat-o.
Partajarea prin intermediul unui link public reprezintă un risc de securitate pentru documentele sensibile, deoarece oricine are linkul poate accesa fișierul. Așadar, utilizați-l într-un chat public, e-mail sau social media numai dacă documentul poate fi vizualizat de oricine.
3. Descărcați un folder Google Drive partajat
Google Drive vă permite să descărcați întregul conținut al unui folder partajat ca o arhivă ZIP. Acest lucru este util pentru salvarea copiilor locale ale documentelor partajate. Structura folderelor cu orice sub-dosare este păstrată în arhivă.
cel mai bun mod de a găsi pe cineva online
Mergi la Împărțit cu mine Pe Google Drive. Faceți clic dreapta pe folder și alegeți Descarca .
Puteți utiliza, de asemenea pictogramă triplă puncte în bara de instrumente pentru a descărca folderul.
Dacă descărcați un document Google, o foaie sau un diapozitiv, acesta se va descărca ca document Office. Toate celelalte fișiere se vor descărca în formatul lor nativ.
4. Transferă calitatea de proprietar al fișierelor către altcineva
Există multe motive pentru transferul dreptului de proprietate asupra documentelor către altcineva. Poate că altcineva preia un proiect. Poate te-a concediat cineva. Într-o notă mai bună, plecați într-o vacanță și doriți doar să vă predați responsabilitatea pentru documentele partajate. Procesul de „predare” digitală a documentelor și folderelor Google Drive este ușor.
Deschideți Google Drive. Selectați folderul sau fișierul partajat din Documente, Foi de calcul sau Prezentări și faceți clic pe Acțiune pictogramă din dreapta sus. Când proprietarul presupus nu are acces la partajare ... invitați introducând adresa de e-mail în câmpul „Partajați cu persoanele și grupul”. Atunci Salvați .
cum să ștergeți mesajele de pe macbook
Faceți clic pe meniul derulant de lângă numele persoanei pe care doriți să o dețineți fișierul sau folderul. Selectați Faceți proprietar .
Rolul dvs. este schimbat de la proprietar la editor după ce transferați calitatea de proprietar. Un mesaj pop-up vă avertizează că „Noul proprietar va fi informat și vă poate elimina. De asemenea, s-ar putea să pierdeți capacitatea de a modifica setările de distribuire. '
Notă: Nu puteți transfera calitatea de proprietar al unui fișier sincronizat sau încărcat (cum ar fi un fișier PDF sau un fișier imagine).
5. Cum să solicitați acces la fișierele partajate?
Când încercați să accesați un fișier printr-un link partajat, este posibil să vedeți un mesaj care spune „Aveți nevoie de acces”.
Uneori, proprietarii partajează un link înainte de a stabili permisiunile. De asemenea, poate doriți să deschideți fișierul cu un ID Google alternativ. Este ușor să solicitați accesul cu un singur clic.
Pe desktop:
- Deschideți un link către fișier.
- Faceți clic pe Solicitați acces.
Pe mobil:
Cu aplicația Drive pentru Android sau iOS, puteți solicita accesul cu o singură atingere atunci când apare mesajul „Imposibil de accesat documentul”. Solicitarea permisiunii va trimite un e-mail proprietarului din interiorul aplicației. Proprietarii de fișiere primesc imediat o notificare pe Android și iOS.
Descarca: Google Drive pentru Android | ios (Liber)
6. Căutați un colaborator
Partajarea unui document cu 10 membri este ușoară. Împărtășirea acestuia cu 50 de apeluri pentru mai multă planificare. Gestionarea fișierelor partajate înseamnă, de asemenea, urmărirea colaboratorului care lucrează la ce document.
Mergi la Vezi detalii (Faceți clic pe pictograma „I” de pe bara de instrumente). Răsfoiți Activitate pentru a vedea rapid ce fișiere ați partajat recent.
Click pe Împărțit cu mine în bara laterală stângă a Google Drive. Veți obține o listă cu toate documentele la care partajați accesul.
Utilizați Căutarea Google Drive și filtrele sale avansate. Beneficiile de productivitate nu vor fi o surpriză pentru cei familiarizați cu filtrele Gmail.
Utilizați caseta de căutare din partea de sus a Google Drive. Căutarea Google Drive caută, de asemenea, în corpul documentului cuvintele pe care doriți să le caute.
Puteți căuta primele 100 de pagini ale oricăror documente text sau PDF-uri pe bază de text pe care le-ați încărcat. De asemenea, puteți căuta textul găsit pe primele 10 pagini ale oricărei imagini PDF. În loc să sapi prin foldere, folosește această funcție puternică pentru a ajunge rapid la un fișier.
În timp ce sunteți în Google Drive, apăsați tasta tasta slash înainte pentru a plasa cursorul chiar în caseta de căutare. Faceți clic pe mica săgeată derulantă din caseta de căutare pentru a afișa filtrele de căutare de bază. Învățarea câtorva parametri manuali vă poate economisi timp.
De exemplu: Pentru a găsi documente pe care le-ați distribuit cuiva, utilizați
to:bob@gmail.com.
Ajutor Google are lista completă din secțiunea „Căutare avansată în Google Drive”.
7. Simplificați partajarea prin crearea de grupuri de contacte
Cu contactele prin e-mail, nu trebuie să setați permisiuni individuale pentru documente pentru membrii echipei dvs. Puteți crea etichete care reprezintă o colecție de contacte în anumite grupuri de e-mail.
Conectați la Contacte Google . În bara laterală stângă, faceți clic pe Creați etichetă .
Dă-i un nume descriptiv în funcție de proiectul echipei. Sau orice altceva care le face ușor de reținut. Poti etichetele de nume după permisiuni pentru a le face ușor de reținut. Orice contact poate face parte din mai multe etichete.
De exemplu: Project.view sau Project.edit
Introduceți etichetele în câmpul de setări de partajare a fișierelor sau folderelor de pe Google Drive.
8. Consultați Numărul de vizualizări al unui document partajat
Google menține un istoric al versiunilor, dar nu există nicio modalitate de a vedea de câte ori a fost vizualizat un document partajat. Am primit răspunsul la această întrebare de la un vechi Stack Exchange discuţie.
Trimiteți linkul documentului dvs. către http://goo.gl Serviciul de scurtare a adreselor URL și partajați numai adresa URL respectivă. Acest serviciu oferă informații despre de câte ori s-a făcut clic pe link, ceea ce este la fel de aproape pe cât puteți afla în prezent de câte ori a fost accesat documentul dvs.
Google a închis suportul pentru propriul dispozitiv de scurtare a adreselor URL. Poți să folosești Amuzant in schimb. Acest lucru este util în cazurile în care este posibil să doriți să partajați public un document și să verificați răspunsul. Rețineți că documentele și fișierele publice apar în rezultatele căutării.
Câteva idei de partajare publică:
- Încărcați și partajați o carte electronică.
- Testați răspunsul inițial la un produs creativ.
- Lansați o prezentare Slides pentru vizualizare publică (cum ar fi SlideShare).
- Găsiți conținut educațional deschis.
Bacsis: Puteți utiliza o simplă căutare pe site Google pentru a căuta documente publice. De exemplu. site-ul cuvântului cheie: drive.google.com
9. Distribuiți cu Slack
Dacă nu lucrați încă cu Slack, este timpul să îl prezentați echipei dvs. Există multe modalități de a face serviciile preferate să funcționeze cu Slack. Integrarea Google Drive se numără printre cele populare.
Slack vă permite să importați fișiere Google Drive și să le partajați prin Slack. Toate fișierele importate din Google Drive sunt, de asemenea, indexate de Slack pentru căutare și referință ușoară. Fișierele nu sunt stocate în Slack --- ele rămân în continuare în folderele dvs. Google Drive. Slack acționează ca o conductă.
Un mic exemplu: lipiți un link către un document Google în camera de chat Slack. Slack afișează un fragment de conținut din fișierul de sub link după ce acesta este integrat. Acest lucru este mai util decât simpla partajare a linkurilor nevăzătoare.
Centrul de ajutor Slack arată cum vă puteți conecta Google Drive la Slack în două moduri simple.
10. Partajați Google Docs de la Microsoft Office
Google Drive vs Microsoft Word ar putea fi o luptă zilnică a două suite de birouri, dar cele două centrale se joacă în sfârșit frumos. Puteți încărca fișiere Word, Excel și PowerPoint pe Google Drive și să lucrați la ele în cloud așa cum ați face în orice alt fișier partajat Google Drive.
Toate actualizările sunt salvate în fișiere în formatul lor original. Documentele Office stocate pe Drive sunt, de asemenea, controlate de versiune. Puteți urmări versiunile anterioare ale unui fișier Office sau puteți reveni la o versiune mai veche.
de ce nu a fost livrată încă comanda mea Amazon
Dacă doriți să utilizați instrumente Google Drive specifice, cum ar fi un supliment sau traduceri, convertiți fișierul Microsoft într-un document Google. În caz contrar, nu trebuie să vă deranjați să schimbați un format pe altul.
Partajarea fișierelor pe Google Drive este ușoară
De asemenea, a devenit mai simplu. Mai sunt câteva Setările Google Drive le puteți modifica pentru a vă fluidiza fluxul de lucru. Petreceți ceva timp cu funcțiile de colaborare ale Google Drive, deoarece armonia muncii în echipă depinde de aceasta.
Ca o punte de colaborare, Google Drive ar trebui să facă parte din configurarea dvs. de la distanță într-un birou la domiciliu sau în orice altă parte a lumii.
Credit de imagine: puzzle de Rido prin Shutterstock
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 6 alternative sonore: cele mai bune aplicații gratuite sau ieftine pentru cărți audioDacă nu vă place să plătiți pentru cărți audio, iată câteva aplicații grozave care vă permit să le ascultați gratuit și legal.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- documente Google
- Instrumente de colaborare
- Gestionarea fișierelor
- Distribuire a unui fisier
- Google Drive
- Stocare in cloud
Saikat Basu este editorul adjunct pentru Internet, Windows și Productivitate. După ce a eliminat murdăria unui MBA și o carieră de marketing de zece ani, el este acum pasionat de a-i ajuta pe alții să-și îmbunătățească abilitățile de povestire. Se uită la virgula Oxford lipsă și urăște capturile de ecran proaste. Dar ideile de fotografie, Photoshop și productivitate îi calmează sufletul.
Mai multe de la Saikat BasuAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletterului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona