Home-theater-designers
Microsoft Word este plin de atât de multe funcții încât poți produce aproape orice vrei cu el. Dar aceste caracteristici nu duc întotdeauna la genul de modele de documente frumoase, de înaltă calitate și profesionale la care vă puteți aștepta.
Un lucru este să știi totul despre Microsoft Word, toate complexitățile, ciudățenii și funcțiile sale - este cu totul altceva să știi ce face un document excelent. Aici, vă vom arăta cum să formatați un document Word pentru a face să pară profesional.
1. Păstrați-l simplu, mai puțin este mai mult
Doriți să știți cum să faceți ca un document Word să arate bine? Pur și simplu păstrați-l simplu și profitați de caracteristici ascunse pe care Microsoft Word vine cu. Dacă vă amintiți un lucru din acest articol, lăsați-l să fie acesta și veți putea lua deciziile corecte de proiectare în viitor!
cum să vă spun dacă telefonul meu este atins
Când scrieți un document, conținutul ar trebui să fie punctul central. Există instrucțiuni de formatare a documentelor pentru a face conținutul mai ușor de citit și de digerat. Eliminați tentația de a introduce elemente atrăgătoare care servesc doar la distragerea atenției. Maximizați spațiul alb. Păstrați-vă textul strâns și revizuiți orice propoziție sau paragraf cu cuvinte. Reguli simple și minime în general.
2. Alegeți un tip de text adecvat contextului
Prima ta mare decizie de proiectare ar trebui să fie care tipar vei folosi. Cunoașterea tradițională spune asta serif fonturile sunt mai ușor de citit în documentele tipărite, în timp ce sans-serif fonturile sunt mai bune pentru ochi atunci când sunt citite pe un ecran digital.
Exemple bune de fonturi serif includ Garamond, Georgia, Hoefler Text și Palatino, în timp ce exemple bune de fonturi sans-serif includ Arial, Gill Sans, Helvetica și Lucida Sans.
Skip Comic Sans dacă doriți să evitați una dintre cele mai frecvente greșeli de proiectare a prezentării. Și orice ați folosi, rămâneți la același tip de caractere în tot documentul. Dacă doriți, puteți utiliza un alt tip de caractere pentru titluri.
3. Utilizați dimensiunea și culoarea fontului standard
Nu puteți învăța cum să formatați un document Word pentru a arăta profesional fără să acordați atenție aspectului textului. În general, se utilizează lucrări de afaceri și academice Dimensiuni de fonturi în 12 puncte , care produc cele mai citibile paragrafe atunci când sunt utilizate în combinație cu liniile directoare discutate mai jos pentru dimensiunea paginii, marjele și spațiul dintre linii.
Unele rapoarte cu densitate de informații pot ajunge uneori la dimensiunea fontului în 10 puncte, dar niciodată mai puțin decât atât.
În general, este mai bine să țineți-vă mâinile departe de orice este legat de culori , în special pentru documentele tipărite. Va trebui să plătiți mai mult pentru cerneala color și nu va fi reportat dacă documentul va fi copiat vreodată. Pentru documentele digitale, rezervați text colorat pentru avertismente critice și altele asemenea. Preferați să subliniați utilizarea îndrăzneț și cursiv text.
4. Utilizați dimensiunea paginilor standard și marginile
Aproape toate documentele de birou sunt tipărite pentru standard 8½ 'x 11' pagini, cunoscute sub numele de Letter US (cunoscută și sub denumirea de A4 în altă parte, care are 210mm x 297mm). Aceasta este singura dimensiune care este garantată să fie disponibilă indiferent de imprimanta pe care o utilizați.
În ceea ce privește marginile, majoritatea manualelor și ghidurilor de stil necesită un 1 'marjă pe toate părțile a paginii, care produce cea mai bună lizibilitate pentru lungimi de linie și permite adnotări scrise, dacă este necesar. Cu toate acestea, dacă documentul va fi legat într-un liant, poate doriți să măriți marginile laterale la 1½ ' pentru a găzdui inelele.
5. Aliniați paragrafele la stânga
S-ar putea să fiți tentați să utilizați alinierea justificată, deoarece asta este ceea ce se folosește în ziare și romane și în unele manuale, dar este alegerea greșită pentru documente de birou și academice. De ce este important să formalizați un document? Fără formalitate, documentul dvs. devine ilizibil.
Ce vrei tu este aliniere la stânga pentru text . Acest lucru creează o distincție în partea dreaptă a paragrafelor, dar păstrează distanța dintre litere așa cum se intenționează în funcție de tipul pe care îl utilizați, ceea ce înseamnă o lizibilitate optimă. În caz contrar, puteți ajunge la râuri tipografice , care sunt extrem de distractive și pur și simplu arată urât.
6. Indentați primele rânduri de paragrafe
Paragrafele nu ar trebui să aibă nicio distanță suplimentară între ele, iar primele rânduri ale paragrafelor ar trebui să aibă fi indentat pentru a face fiecare paragraf să iasă în evidență . Singura excepție este pentru paragrafele care urmează direct la un titlu de secțiune, care pot fi lăsate neindentate, deoarece contextul înconjurător arată clar că este propriul său paragraf.
O regulă generală este de a face dimensiunea indentării la fel ca dimensiunea fontului. Asigurați-vă că utilizați caracteristicile de stilare a paragrafelor Word pentru a trata indentările, mai degrabă decât să utilizați Tab cheie!
7. Plasați imaginile între paragrafe
Poate fi în regulă să plasați imagini în interiorul unui paragraf și să permiteți textului din jur să curgă în jurul acestuia și, dacă organizația dvs. preferă acest lucru, atunci continuați și faceți asta. Dar, în general, poate deteriora lizibilitatea, în special în rapoartele bazate pe date.
filme gratuite fara descarcare fara inscriere
Cea mai sigură opțiune, în special pentru grafice, diagrame și tabele, este puneți imagini între paragrafe și mențineți-le aliniate central. În acest fel, imaginile dvs. nu se luptă niciodată pentru atenție cu textul din jur. De asemenea, ajută subtitrările să iasă în evidență.
8. Alegeți Spațierea liniilor corespunzătoare contextului
Alegerea potrivită pentru spațiere între linii (spațiul alb care separă o linie de text de următoarea linie de text) depinde într-adevăr de ce tip de document scrieți.
Lucrări academice ar trebui să urmeze mai întâi orice ghiduri de stil academice, apoi să prefere spațiere dublă dacă nu există niciun ghid de stil. Documente de afaceri și de birou tind să fie într-o singură distanță pentru a minimiza număr de pagini este necesar atunci când tipăriți, dar documentele digitale pot fi mai ușor de citit dacă sunt distanțate la 120-150%.
9. Separați textul cu titluri și liste
Cu cât documentul este mai lung, cu atât devin mai importante titluri. Ați prefera să citiți un raport de 20 de pagini care nu este altceva decât un perete de text de la capăt la cap? Sau un raport de 30 de pagini organizat în secțiuni, subsecțiuni și titluri adecvate? Îi prefer pe acesta din urmă de fiecare dată.
Listele sunt, de asemenea, bune pentru a sparge pereții de text și pentru a atrage privirile către puncte importante. Utilizare liste numerotate atunci când se numără un set de articole (de exemplu, „cele cinci atribute ale unui antreprenor de succes”) sau când se furnizează instrucțiuni pas cu pas. In caz contrar, liste cu marcatori sunt bine. Asigurați-vă că evitați utilizarea excesivă a listelor, ceea ce afectează lizibilitatea proiectării documentelor Word.
Acest lucru este deosebit de important atunci când vine vorba de folosind Word pentru a formata un scenariu .
10. Secțiuni separate cu pauze
Când doriți să aflați cum să faceți ca raportul dvs. să pară profesional, trebuie să vă familiarizați cu pauzele de secțiune. În Microsoft Word, pauze de secțiune vă permit să diferențiați anumite pagini cu modificări de orientare, coloane, anteturi, subsoluri, numere de pagină și multe altele. Pauzele de secțiune sunt sub patru forme:
- Pagina următoare: Porniți următoarea secțiune de pe pagina următoare.
- Continuu: Porniți următoarea secțiune de pe pagina curentă.
- Pagină pară: Porniți următoarea secțiune pe următoarea pagină pare.
- Pagină impară: Porniți următoarea secțiune pe următoarea pagină pare.
Dacă documentul dvs. este suficient de mare pentru a avea nevoie de capitole, acesta este cel mai bun mod de a le forma în mod curat. Fiecare capitol ar trebui să fie realizat cu o pauză de secțiune „Pagina următoare” sau cu secțiunile „Pagină par” sau „Pagină impar” dacă doriți să o plasați într-un liant. Am arătat cum se elimină întreruperile de pagină la nevoie, de asemenea.
Aflați cum să formatați un document Word pentru a arăta profesionist
Cu excepția cazului în care organizația sau școala dvs. necesită un aspect și un format specific, puteți sări peste munca grea de configurare a propriului șablon și să descărcați unul. Acest lucru vă ajută să realizați rapid o proiectare profesională a documentelor.
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 8 sfaturi esențiale de scriere pentru Microsoft WordAflați cum să utilizați Microsoft Word în mod eficient pentru a deveni un scriitor profesionist. Iată câteva sfaturi pentru tine!
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Document digital
- Fonturi
- Microsoft Word
- Sfaturi Microsoft Office
Emma este Senior Writer și Junior Editor pentru secțiunea Creativă. A absolvit o diplomă de licență în limba engleză și își combină dragostea pentru tehnologie cu scrisul.
Mai multe de la Emma RothAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona