Utilizați regula de gestionare a timpului 80/20 pentru a vă acorda prioritate sarcinilor

Cum îți maximizezi timpul? Folosiți aplicații de gestionare a timpului? Planificați din timp și rămâneți la curent cu programul? Sau vă acordați prioritate sarcinilor? Dacă ați încercat aceste lucruri și totuși aveți probleme cu utilizarea eficientă a timpului, poate aveți nevoie de o schimbare.

Regula 80/20 este o altă opțiune pentru gestionarea timpului și, cu mici ajustări, ar putea fi doar soluția ta ideală.

Ce este regula 80/20?

Regula 80/20 este, de asemenea, cunoscută sub numele de Principiul Pareto. Conceptul își are originea în economistul italian Vilfredo Pareto. El a observat că 80% din terenurile țării erau deținute de doar 20% din populație. Acest lucru l-a determinat pe Pareto să examineze în continuare acest dezechilibru și cum s-a raportat la alte domenii.

Ani mai târziu, un consultant numit Joseph Juran a aplicat acest concept în afaceri și l-a numit Principiul Pareto. De la The Economist online :

Juran a extins principiul la controlul calității, afirmând, de exemplu, că cele mai multe defecte ale producției sunt rezultatul unui procent mic din cauzele tuturor defectelor - ceea ce el a descris drept „puțini vitali și triviali mulți”.

Potrivit Investopedia , aceasta înseamnă că:

80 la sută din volumul vânzărilor provine din 20 de produse din linia de produse.
80% din veniturile unei companii provin de la 20% din clienții săi.
80% din producția unei companii provine de la 20% din angajații săi.

Gestionarea timpului este cea mai obișnuită utilizare a principiului Pareto, deoarece majoritatea oamenilor tind să își împartă subțire timpul în loc să se concentreze pe cele mai importante sarcini.

Având în vedere toate acestea, relaționarea principiului cu gestionarea timpului înseamnă că 80% din producția dvs. ar putea proveni din doar 20% din timpul dvs. Acum întrebarea este, cum reușiți să faceți asta? Iată patru lucruri pe care le puteți face.

Evaluați-vă frecvent sarcinile

Dacă 80 la sută din rezultate provin din 20 la sută din efort, atunci este logic că 80 la sută din impact vor proveni din 20 la sută din sarcinile tale. Așadar, identificați 20% din sarcinile dvs. care vor produce 80% din rezultatele pe care le căutați.

Credit de imagine: Astephan prin Shutterstock

Când vă examinați sarcinile, puneți-vă aceste întrebări:

Fiecare sarcină din lista mea este etichetată ca urgentă?
Sarcinile de pe lista mea sunt în competența mea sau aparțin altundeva?
Petrec prea mult timp pentru anumite tipuri de sarcini?
Există sarcini pe care ar trebui să le deleg?
Sunt toate aceste sarcini cu adevărat necesare pentru rezultatul general?

Evaluează-ți continuu obiectivele

Obiectivele și sarcinile tale pot fi împletite, dar nu întotdeauna. Unele ar putea fi complet separate. Deci, gândiți-vă la obiectivele dvs. și la activitățile necesare pentru a le atinge. Amintiți-vă că 80 la sută din aceste obiective vor fi atinse cu doar 20 la sută din activitățile necesare.

Credit de imagine: AzriSuratmin prin Shutterstock

Din nou, faceți un inventar și vedeți care dintre 20% din activități vă apropie de majoritatea obiectivelor dvs. Consultați aceste câteva exemple și vedeți dacă vă puteți raporta:

ceea ce face ca scorul tău rapid să crească

Dacă lucrez târziu astăzi (activitate de 20%), pot termina elementul de pe lista mea de sarcini, îl pot face pe șef fericit și ÎM pot lua mâine (80% obiective).
Dacă pregătesc o salată pentru a mânca la masa mea de prânz astăzi (20% activitate), pot lucra la această sarcină, pot depăși termenul limită și Mă pot apropia de obiectivul meu de slăbire (80% obiective).
Dacă programez întâlniri periodice (activitate de 20%), pot crește comunicarea în echipă, pot avea un proiect mai reușit ȘI pot fi un lider mai bun (80% obiective).

Determinați-vă prima dată

Toată lumea are momente specifice în timpul zilei, când sunt cei mai productivi. Puteți face cele mai bune lucrări între orele 9:00 și 11:00. Sau s-ar putea să faceți mai multe între 15:00 și 17:00. Când te simți cel mai energic, concentrat și productiv?

Credit de imagine: Dean Drobot prin Shutterstock

Stabiliți când este ora dvs. de primă oră și folosiți-l pentru a aborda cele 20% din sarcinile și obiectivele pe care le-ați identificat. Acest lucru vă va asigura că vă petreceți cel mai productiv moment al zilei în sarcinile și activitățile necesare pentru cele mai bune rezultate.

Identificați și eliminați distracțiile

Indiferent dacă călătoriți la birou în fiecare zi sau lucrați de acasă, distracțiile sunt peste tot. Aceste mici întreruperi urâte pot provoca pierderea concentrării, întârzierea sarcinilor și o reducere generală a productivității.

Credit de imagine: Argus prin Shutterstock

Folosind conceptul de regulă 80/20, Presupuneri FreshBooks :

80% din distragerea dvs. provine din 20% din surse.

Pentru a prelua acele distrageri și a le elimina, trebuie mai întâi să le identificați. Lista dvs. poate arăta cam așa:

Eșecuri de e-mailuri
Apeluri telefonice primite
Vizitatori neplanificați
Setea sau foamea
Notificări pe rețelele sociale

După ce ai lista ta de distrageri, revizuiește-o și vezi care dintre ele te întrerup cel mai mult. Veți descoperi probabil că doar două sau trei (20%) reprezintă cea mai mare parte (80%) a problemei. Apoi încorporați modalități de a elimina aceste întreruperi. Iată câteva sugestii:

Blocați anumite ore pentru a lucra la e-mailuri.
Permiteți apelurilor non-urgente să se trimită la mesageria vocală.
Închideți ușa biroului.
Aveți la îndemână o băutură și o gustare.
Stai departe de social media în timpul muncii.
Folosiți o aplicație cu temporizator pentru a vă cronometra sesiunile de lucru, precum și pauzele.

Ai încercat regula 80/20?

Principiul Pareto poate aduce succes în anumite industrii și utilizări, dar poate funcționa pentru dvs.? Dacă ați încercat regula 80/20 cu mult succes, continuați să o folosiți? Din păcate, dacă ați dat acest concept cu rezultate negative, știți ce a mers prost?

Încă te lupți? Adoptați aceste obiceiuri de productivitate online pentru a vă simplifica zilele și verificați aceste opțiuni de software și aplicații de urmărire a timpului.

Acțiune Acțiune Tweet E-mail Ar trebui să faceți upgrade la Windows 11 imediat?

Windows 11 vine în curând, dar ar trebui să vă actualizați cât mai curând posibil sau să așteptați câteva săptămâni? Să aflăm.

Citiți în continuare Subiecte asemănătoare

Autoperfectionare
Productivitate
De gestionare a timpului
Managementul sarcinilor

Despre autor Sandy Writtenhouse(452 articole publicate)

Cu BS în tehnologia informației, Sandy a lucrat mulți ani în industria IT ca manager de proiect, manager de departament și lider PMO. Apoi a decis să-și urmeze visul și acum scrie despre tehnologie cu normă întreagă.

cât costă înlocuirea bateriei macbook pro

Mai multe de la Sandy Writtenhouse

Aboneaza-te la newsletter-ul nostru

Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!

Faceți clic aici pentru a vă abona