Home-theater-designers
Mulți comercianți digitali și proprietari de afaceri online trebuie să răspundă la același tip de e-mailuri de mai multe ori pe zi. Procesul poate fi atât copleșitor, cât și consumator de timp.
cum să obțineți wifi fără conexiune la internet
În astfel de situații, șabloanele de răspuns pot fi utile. Câteva filtre din Gmail vă vor ajuta, de asemenea, să fiți mai eficienți cu spamul.
În acest articol, vă vom arăta cum să utilizați șabloanele de răspuns și filtrele Gmail pentru a combate în mod eficient spamul.
Ce sunt șabloanele Gmail și cum le puteți utiliza?
Puteți salva e-mailuri pre-scrise în contul dvs. și le puteți refolosi în loc să le scrieți de la zero. Puteți salva 50 de șabloane de răspuns diferite simultan cu un cont Gmail. Deci, crearea câtorva șabloane generice pentru publicul vizat face comunicarea prin e-mail mai productivă.
Dacă ați stabilit o autoritate într-o anumită nișă, este posibil să primiți sute de e-mailuri de la persoane care solicită să scrie mesaje de oaspeți. Puteți crea un șablon și îl puteți folosi în loc să răspundeți la fiecare e-mail unul câte unul.
Pentru scenariul de mai sus, să creăm un șablon de e-mail care să le spună oamenilor că nu acceptați postări de oaspeți. Înainte de a crea un șablon de răspuns, activați setările șablonului în Gmail.
1. Conectați-vă la contul dvs. Gmail.
2. Accesați Setări> Vedeți toate setările .
3. În Filele avansate , derulați în jos până la Șabloane secțiune.
4. Activați Șabloane .
5. Faceți clic pe Salvează modificările .
După activarea setărilor șablonului, următorul pas este crearea și salvarea șablonului de răspuns.
Legate de: Cum să redirecționați automat mesajele SMS către e-mailul dvs. pe Android
Cum se creează un șablon de răspuns
Urmați pașii de mai jos pentru a crea un șablon de răspuns.
1. Deschideți contul Gmail.
2. Faceți clic pe Compune pentru a scrie un mesaj nou.
3. Explicați politica dvs. cu privire la neacceptarea postărilor de oaspeți în e-mail. (Fă-l general, deci se aplică oricărei persoane care solicită un post de invitat în orice nișă sau categorie)
4. Când răspunsul dvs. este gata, faceți clic pe trei puncte în partea dreaptă jos a casetei de e-mail de compunere.
5. Accesați Șabloane> Salvare schiță ca șablon> Salvare ca șablon nou .
6. Salvați șablonul după introducerea numelui în fereastra pop-up. (Alegeți aici un nume descriptiv, deoarece șablonul va folosi același nume ca subiectul pentru e-mail).
Iată cum să confirmați că un șablon a fost creat cu succes.
- Faceți clic pe Compune din nou.
- Selectează trei puncte în dreapta jos.
- Mergi la șabloane .
Aici veți găsi o listă a șabloanelor salvate în contul dvs. Gmail. Șablonul va fi copiat în scrie un email după ce faceți clic pe ea.
Dacă trebuie să răspundeți manual la sute de e-mailuri, procesul va consuma mult timp, chiar dacă ați creat un șablon de e-mail. Aici este util să folosiți filtre pentru a crea răspunsuri automate.
Puteți crea un filtru care introduce e-mailurile care conțin anumite cuvinte în dosarul de spam, cum ar fi „postare pentru oaspeți”, „backlink” și „acceptare articol”. Utilizând acest filtru, puteți configura și răspunsuri automate pentru astfel de e-mailuri spam.
Să vedem cum poți face asta.
Utilizarea unui șablon pentru a crea un filtru de răspuns automat
- Deschideți același cont Gmail care are șablonul de răspuns.
- Faceți clic pe pictograma roții pentru setări din colțul din dreapta sus.
- Mergi la Toate setările> Filtre și adrese blocate .
4. Faceți clic pe Creați un filtru nou . (De asemenea, puteți importa un filtru existent salvat în sistemul dvs. în format .xml)
Puteți filtra e-mailurile pe baza unei adrese de e-mail, a subiectului și a conține sau exclude anumite cuvinte sau dimensiuni. Cele mai potrivite criterii de filtrare pentru a nu accepta postările de oaspeți vor fi includerea câtorva cuvinte strâns legate de subiect. Să adăugăm câteva cuvinte la Includeți cuvintele opțiune pentru filtru.
5. După specificarea criteriilor, faceți clic pe Creați un filtru .
Aici, va trebui să decideți ce intenționați să faceți cu e-mailul care conține un mesaj care corespunde exact criteriilor dvs.
6. Verificați Sari peste Mesaje primite (Arhivează-l) caseta, astfel încât aceste e-mailuri să nu vă aglomereze căsuța de e-mail.
7. De asemenea, verificați Trimiteți șablonul și selectați același șablon de răspuns, Postarea invitatului nu este permisă .
8. Faceți clic pe Creați un filtru după bifarea casetelor.
Acum veți vedea filtrul nou creat în lista de filtre. În viitor, e-mailurile care conțin cuvintele „postare de invitat, postare de invitat, backlink, acceptă articolul, scrieți pentru un blog, scrieți pe site” nu vor mai ajunge în căsuța de e-mail.
cum se deschide fișierul .ai
În plus, va trimite șablonul de răspuns expeditorului ca răspuns la adresa de e-mail a acestuia. Astfel, nici căsuța de e-mail nu va deveni aglomerată și nici expeditorul nu va trebui să aștepte răspunsul dvs.
Reglați filtrul pentru a nu rata e-mailul important
După ce ați configurat filtrul, urmăriți e-mailurile arhivate pentru a vă asigura că e-mailurile legate de afaceri nu sunt filtrate.
S-ar putea să filtrați un e-mail care conține cuvântul acceptați postare, dar ar putea fi o ofertă promoțională care vă lipsește din cauza filtrului. Puteți evita acest scenariu incluzând câteva cuvinte precum marcă, ofertă sau promoție în filtrul Gmail.
Legate de: Cum să configurați Gmail pe iPhone
Creați filtre independente acolo unde este necesar
Puteți exporta filtrul de răspuns nou creat și apoi îl puteți importa în noul cont Gmail dacă aveți mai multe site-uri web cu e-mailuri de contact diferite. Cu toate acestea, va trebui să activați și să creați separat un șablon de răspuns pentru acel e-mail.
Cea mai bună opțiune pentru crearea de filtre dacă intenționați să utilizați șablonul de răspuns ar fi să le creați de la zero.
Nu lăsați utilizatorii să știe că răspunsurile sunt automatizate
Nu menționați că este un răspuns automat în e-mailul dvs. Evitând acest lucru, oamenii nu vor păcăli filtrul Gmail prin omiterea sau scrierea cuvintelor țintă greșite, astfel încât e-mailurile lor vor ajunge la dvs. în loc să meargă la spam.
De asemenea, este o idee bună să vă verificați în mod regulat căsuța de e-mail și să răspundeți la e-mailuri care vă pot fi benefice.
Controlul spamului cu filtre Gmail și șabloane de răspuns
Cu filtrul Gmail și șablonul general de răspuns, puteți răspunde la e-mailurile spam fără a fi nevoie să le parcurgeți. Îți vei economisi atât timpul, cât și energia. De asemenea, ar trebui să testați extensiile browserului Gmail care vă îmbunătățesc comunicarea prin e-mail, pe lângă filtrele Gmail.
Acțiune Acțiune Tweet E-mail Cele mai bune 7 extensii Microsoft Edge pentru a profita la maximum de GmailExtensia Gmail corectă pe Microsoft Edge vă poate îmbunătăți comunicarea. Iată șapte extensii pentru a spori productivitatea în căsuța de e-mail.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Gmail
- Sfaturi pentru e-mail
- Spam
Shan Abdul este absolvent de inginerie mecanică. După absolvirea educației, și-a început cariera ca scriitor independent. El scrie despre utilizarea diferitelor instrumente și software pentru a ajuta oamenii să fie mai productivi ca student sau profesionist. În timpul liber, îi place să vizioneze videoclipuri de pe YouTube despre productivitate.
Mai multe de la Shan AbdulAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona