Utilizați trucul „Efectuați o copie” atunci când partajați documente Google Drive

Utilizați trucul „Efectuați o copie” atunci când partajați documente Google Drive

Este ușor să creați o copie a oricărui document din propriul cont Google Drive. Dar dacă doriți ca colaboratorii dvs. să facă automat o copie a unui document Google atunci când primesc un link de distribuire?





cum să ștergeți un fișier deschis într-un alt program

Încercați aceste sfaturi care utilizează o mică modificare a adresei URL partajate.



Utilitatea acestui hack elegant Google Drive nu este destul de clară din titlu, dar încercați o dată și veți vedea avantajul imediat atunci când colaborați cu alte persoane pe Google Drive.





Această metodă este utilă atunci când doriți să păstrați documentul original, oferind în același timp celorlalți spațiu pentru a edita o copie a documentului în propriul folder Drive.

Le va salva o călătorie la Fișier> Faceți o copie comandați și partajați o copie a unui document Google în mod obișnuit. Iată cum funcționează.



Distribuiți automat o copie a unui document Google

Un caz tipic este un document Google care trebuie completat individual de fiecare respondent. Colaboratorii pot introduce detaliile în propria copie a documentului fără a corupe originalul.

Nu va trebui să le cereți să facă o copie. Pur și simplu urmați acești pași și copia va fi făcută automat pentru ei.



Acest hack funcționează pe Google Docs, Foi de calcul Google și Prezentări Google.

  1. Deschideți documentul Google Drive pe care doriți să îl partajați.
  2. Faceți clic pe albastru Acțiune din partea dreaptă sus a documentului.
  3. În Distribuiți cu oameni și grupuri , faceți clic oriunde pe Obține link caseta indicata de prompt.
  4. Apucați linkul documentului cu un clic pe Copiază legătură . Puteți trimite acest link oricui prin e-mail sau orice alt suport și apoi puteți vizualiza, comenta sau edita documentul. Puteți seta accesul alegând între Vizualizator , cometariu , sau Editor cu un clic pe mica săgeată în jos din dreapta.
  5. Copiați-lipiți linkul partajat într-un e-mail. Acum, ștergeți totul după linia dreaptă înainte în link și inserați „copiați”. Editați această mică parte a întregii părți a linkului. Dacă faceți alte modificări, aceasta va apărea ca o pagină de eroare pentru destinatarul dvs. Așa arată noul link acum:
  6. Trimiteți e-mailul și lucrarea dvs. este gata. Când destinatarul face clic pe link, acesta îl duce la ecranul Google Drive care îi solicită să facă o copie a documentului dvs.

Când dau clic Fa o copie , o copie locală a documentului este salvată pe Google Drive. De asemenea, copia este primită fără comentarii, dacă există în original. Dacă doriți să trimiteți un fișier cu comentarii, citiți următorul sfat de mai jos.



Alte trucuri URL Google pe care le puteți utiliza pentru a partaja un document Google

Mai sunt câteva variante pe care le puteți forța pe linkurile partajate, în funcție de ceea ce doriți să facă colaboratorul dvs. cu acesta. Să trecem prin aceste patru modificări ale URL-ului.

1. Distribuiți o copie a Google Docs care include comentarii

Uneori doriți ca comentariile dvs. să fie transmise copiei, astfel încât membrii echipei dvs. să o poată folosi pentru a lucra la versiunea lor. Puteți face acest lucru în două moduri:

  • Înlocuiți /edit cu /copy?copyComments=true în adresa URL a fișierului.
  • Înlocuiți /edit cu includeResolvedCommentsOnCopy=false pentru a evita copierea comentariilor rezolvate.

2. Partajați o copie Google Docs ca o previzualizare

Modul Previzualizare este diferit de opțiunea Vizualizare, deoarece afișează documentul într-o interfață netrecută, fără bare și butoane de meniu. De exemplu, puteți partaja o foaie sau o prezentare de diapozitive oricărei persoane din afara echipei dvs. de colaborare.

Utilizați modul Previzualizare înlocuind

/edit

în adresa URL a fișierului Google Drive cu

/preview

.

Rețineți că un link Previzualizare elimină meniurile. Deci destinatarii nu vor putea folosi fișierul Fișier> Faceți o copie opțiunea de a adăuga o copie la propriul Google Drive.

Pentru a ocoli această restricție, destinatarii pot merge la bara de adrese din browserul lor și înlocui

/preview

cu

/edit

din nou pentru a face o copie pentru propria unitate.

3. Partajați un document Google ca șablon

Puteți partaja un document Google ca șablon. Destinatarul primește o copie fără probleme a documentului dvs. minus meniurile Google Drive. De asemenea, pot face o copie a documentului pentru unitatea lor cu un clic pe albastru Folosiți șablonul butonul e.

A inlocui

redarea muzicii de la telefon la mașină
/edit

cu

/template/preview

Această metodă combină opțiunea Previzualizare cu opțiunea „Faceți o copie”.

Un link de descărcare directă funcționează așa cum se spune. Membrul echipei dvs. trebuie doar să facă clic pe link și fișierul va fi descărcat pe desktop.

A inlocui

/edit

cu

/export?format=FORMAT

Adăugați formatul de fișier (cum ar fi PDF sau CSV) în care trebuie salvat documentul, iar linkul dvs. de descărcare este gata. Opțiunea PDF sau CSV este ideală, deoarece este un format universal, iar destinatarul nu are nevoie de un cont Google pentru a deschide și a vizualiza fișierul.

De asemenea, receptorul primește un fișier gata de imprimare pe care îl pot trimite instantaneu la imprimantă. Acest lucru funcționează cu Google Docs și Foi de calcul Google, dar nu cu Prezentări Google.

Fii cu ochii pe setările de partajare ale Google Drive

Google Drive este construit în jurul colaborării. Dar este întotdeauna o idee bună urmăriți cu cine distribuiți fișierele . Este ușor să pierzi urma atunci când lucrezi într-o echipă mare.

Exemplele de mai sus arată că este ușor să modificați adresele URL partajate și să accesați fișierele dacă permisiunile dvs. de partajare nu sunt setate având în vedere securitatea. Petreceți ceva timp înăuntru gestionarea fișierelor partajate în Google Drive și nu va trebui să vă faceți griji cu privire la căderea fișierelor pe mâini greșite.

Acțiune Acțiune Tweet E-mail 12 site-uri video care sunt mai bune decât YouTube

Iată câteva site-uri video alternative la YouTube. Fiecare ocupă o nișă diferită, dar merită adăugate la marcajele dvs.

Citiți în continuare Subiecte asemănătoare
  • Productivitate
  • documente Google
  • Instrumente de colaborare
  • Google Drive
  • Stocare in cloud
  • Foi de calcul Google
Despre autor Saikat Basu(1542 articole publicate)

Saikat Basu este editorul adjunct pentru Internet, Windows și Productivitate. După ce a eliminat murdăria unui MBA și o carieră de marketing de zece ani, el este acum pasionat de a-i ajuta pe alții să-și îmbunătățească abilitățile de povestire. Se uită la virgula Oxford lipsă și urăște capturile de ecran proaste. Dar ideile de fotografie, Photoshop și productivitate îi calmează sufletul.

Mai multe de la Saikat Basu

Aboneaza-te la newsletter-ul nostru

Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!

Faceți clic aici pentru a vă abona