Home-theater-designers
Toată lumea se înșeală uneori. Încearcă cum am putea, nimeni nu este perfect. Când faceți o greșeală care rănește pe altcineva, este bine să oferiți scuze.
Deși de multe ori va trebui să vă cereți scuze personal, uneori este posibil să preferați sau să fiți nevoit să spuneți că vă pare rău prin e-mail. Să vedem cum să vă scuzați profesional într-un e-mail pentru a vă ajuta să profitați la maximum de această situație.
Cele trei ingrediente ale unui e-mail de scuze adecvat
Credit de imagine: sandfin / Flickr
Deși nu există un model universal, un standard general acceptat pentru scuze include trei părți:
- Recunoscând că ai greșit ceva.
- Senzație de remușcare pentru acțiunile și ființa ta empatic pentru a înțelege cum îl rănesc pe celălalt.
- Restituire , unde faceți situația corectă.
Ne vom uita la fiecare dintre aceste trei elemente pe măsură ce vom parcurge cum să spunem scuze într-un e-mail.
Cum să vă deschideți e-mailul de scuze
Înainte de a începe să creați scuze, trebuie să vă adresați persoanei căreia îi scrieți. Acest lucru va varia foarte mult în funcție de relația dvs. cu persoana respectivă.
Să presupunem că ați făcut o greșeală într-o situație profesională și, prin urmare, trebuie să trimiteți un e-mail de scuze șefului dvs. De exemplu, vom spune că nu ați reușit să finalizați la timp o sarcină critică, ceea ce a întârziat proiectul pentru toți ceilalți.
Corelat: Evitați aceste greșeli pentru o mai bună comunicare prin e-mail și text
În acest caz, un salut adecvat ar fi „Dragă [Nume]”. Dacă i-ai cere scuze unui prieten, ceva de genul „Bună [Nume]” sau „Bună ziua [Nume]” ar fi mai potrivit.
Nu uitați nici de subiectul e-mailului de scuze. După ce ați nedreptățit pe cineva, este posibil să nu fie fericit să vadă un e-mail de la dvs.
A pune ceva de genul „Vă rog să acceptați scuzele mele” sau „Îmi pare rău sincer” în subiect este o modalitate bună de a clarifica de la bun început pentru ce este mesajul dvs. Nu încercați să fiți deștepți folosind acronime prin e-mail; păstrați-l simplu, astfel încât să știe ce conține mesajul dvs.
Recunoașterea greșelii tale
Credit de imagine: stevanovicigor / Depositphotos
Acum că ați terminat deschiderea, este timpul pentru prima parte vitală a scuzelor. Aici trebuie să identificați în mod clar problema care s-a întâmplat. Dețineți până la ceea ce ați făcut; nu încerca să devii vina pe altcineva sau să-ți ceri scuze pentru ceea ce s-a întâmplat.
Iată un exemplu de ce sa nu faci în e-mailul de scuze:
Deși știu că am ratat un termen important, nu este vina mea. Lucram cu Paul la acest proiect și mi-a pierdut prea mult din timp punându-mi o grămadă de întrebări fără legătură. De asemenea, computerul meu a înghețat pe tot parcursul săptămânii și IT nu a putut să-l privească încă. Deci asta nu este totul din cauza mea.
aplicații care funcționează cu apple carplay
Chiar dacă cele de mai sus sunt adevărate, nu este nevoie de scuze bune. Această parte trebuie să vă recunoască responsabilitatea în gafă.
Ceva de genul acesta este mult mai bun:
Îmi dau seama că am ratat un termen crucial. Acest proiect a fost cu adevărat important pentru departamentul nostru și ați avut încredere în mine să îl finalizez în timp util. Știu că eșecul meu de a finaliza această sarcină la timp a întârziat finalizarea proiectului. Acest lucru se reflectă slab asupra echipei noastre și îmi pare rău pentru asta.
Aici ați prezentat în mod clar ce ați greșit, fără a încerca să-l minimizați sau să îl deviați. Aceasta este o parte a scuzelor care deseori este ratată astăzi.
Exprimând remușcări pentru ceea ce ai făcut
Acum, că ți-ai prezentat în mod clar eroarea, trebuie să arăți contriciunea pentru ceea ce s-a întâmplat. Rețineți că ceea ce ați făcut, cel puțin, a provocat durere, frustrare și alte emoții negative celeilalte persoane. Într-un cadru profesional, s-ar putea să-i fi făcut să piardă timp, bani sau să aibă probleme cu superiorii lor.
Faceți evident faptul că vă simțiți remușcat în legătură cu situația. Încercați să vă puneți în locul lor și să înțelegeți cum au condus acțiunile voastre să se simtă. Nu oferiți o explicație pentru comportamentul dvs. aici sau spuneți că vă pare „rău că se simt așa” în legătură cu ceea ce ați făcut.
Scopul unei scuze este să repari o relație fracturată, nu să demonstrezi că ai avut dreptate tot timpul.
Iată un exemplu despre cum să încadrați această parte a scuzelor:
Vreau să îmi cer sincer scuze că nu mi-am îndeplinit obligațiile și am finalizat sarcina pe care mi-ați încredințat-o la timp. Nu există scuze pentru acest eșec. Nu-mi place să știu că am dezamăgit echipa mea și mă simt groaznic că acest lucru ți-a provocat jenă atunci când te-ai întâlnit cu clientul.
Exprimarea empatiei conferă autenticitate pentru scuzele tale. Vă ajută să vă uitați perspectiva pentru o clipă și să priviți cu ce se ocupă altcineva.
cum îmi încarc creionul de mere
Corectarea greșelii tale
Cuvintele sunt importante, dar acțiunile au mult mai multă greutate. Pentru a arăta că vrei să spui ceea ce ai spus, este important să te repari. Acțiunea va face situația corectă (dacă este posibil) sau va arăta că veți face tot posibilul pentru a nu face din nou aceeași greșeală.
Continuând cu exemplul nostru de lipsă a unui termen limită, ceva de genul acesta ar putea servi drept parte de restituire a e-mailului de scuze:
În viitor, pentru a evita ratarea termenelor, vă voi vorbi cu mult timp în avans, dacă sunt îngrijorat că nu voi putea face ceva la timp. Voi fi mai conștient de cât de mult timp îmi iau proiectele critice și sunt dispus să pun ore suplimentare în afara biroului pentru a mă asigura că se vor termina. Acest lucru nu se va mai întâmpla.
În unele situații, este posibil să nu știți ce să oferiți pentru a vă compensa comportamentul. Dacă acesta este cazul, puteți întreba pur și simplu „Ce pot face pentru a face acest lucru corect?”
Ceea ce este cel mai important este să arăți cum vei acționa diferit în viitor pentru a preveni ca aceeași problemă să se repete.
Cum să vă închideți e-mailul de scuze
Acum trebuie doar să încheiați mesajul. Acest lucru este destul de simplu, dar asigurați-vă că păstrați tonul adecvat. Ar trebui să mulțumești destinatarului pentru citirea mesajului tău de scuze și să le urezi bine.
Citeste mai mult: Cel mai bun mod de a încheia un e-mail profesional
Poate fi, de asemenea, o idee bună să îi invitați să discute mai departe ceea ce ați spus. Acest lucru arată că sunteți sincer și deschis la un dialog suplimentar.
Iată o modalitate de a închide e-mailul de scuze profesionale:
Vă mulțumesc că ați citit asta. Dacă vreți ceva despre care doriți să discutați mai departe, vă rugăm să mă contactați pentru a putea trece la el.
Cu stimă, [Numele tău]
aplicația magazin Google Play pentru aprinderea focului
Dacă nu doriți să utilizați „Cu stimă”, vor funcționa și alte închideri formale precum „Cele mai bune salutări”. Nu trebuie să spuneți „Cu scuze” sau ceva de genul acesta, deoarece ați petrecut întregul e-mail cerându-vă scuze în mod corespunzător.
E-mailul este mijlocul potrivit pentru scuze?
Am analizat cum să ne cerem scuze profesional într-un e-mail. Dar, înainte de a începe să scrieți mesajul, ar trebui să vă gândiți dacă un e-mail este mijlocul potrivit pentru scuze.
E-mailul are cu siguranță beneficii atunci când vine vorba de scuze. Deoarece nu există constrângeri de timp, vă puteți compune gândurile într-un mod clar și direct. Dacă vă cereți scuze rapide, prin e-mail vă puteți contacta într-un timp scurt dacă întâlnirea personală nu este o opțiune. Și spre deosebire de scuzele în persoană, nu trebuie să fii spontan și să reacționezi la ceea ce spune cealaltă persoană.
Dar nu este totul bun. E-mailul este mai puțin personal decât scuzele în persoană (sau apelul telefonic). În funcție de configurarea companiei dvs., trimiterea unui e-mail poate fi lașă, dacă este posibilă apariția personală. Nu vă ascundeți în spatele unui ecran atunci când trebuie să vă cereți scuze pentru ceva.
Trimiteți scuze prin e-mail pentru a remedia greșelile
A-ți cere scuze corect este o abilitate de viață valoroasă. Nu toată lumea știe cum să o facă și o scuză proastă îl poate lăsa pe celălalt să se simtă și mai frustrat decât înainte. Utilizați acest ghid de bază despre cum să spuneți scuze în e-mail și veți fi în drum spre o relație reparată.
Rețineți că scopul final al unei scuze este de a reconstrui încrederea ruptă. Ați făcut ceva greșit și cei trei pași majori de mai sus sunt modul în care dețineți acest lucru și îl corectați. Nu-ți cere scuze despre tine.
Credit de imagine: nito / Shutterstock
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 5 moduri de a scrie e-mailuri profesionale care economisesc timp și efortEste o abilitate să știi cum să scrii e-mailuri profesionale care economisesc timp și primesc răspunsuri. Lăsați aceste șabloane de e-mail să vă ajute.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Sfaturi de scriere
- Sfaturi pentru e-mail
- Etichetă online
- Lucrul la distanță
- Rețea profesională
Ben este redactor adjunct și manager Onboarding la MakeUseOf. Și-a părăsit serviciul IT pentru a scrie cu normă întreagă în 2016 și nu s-a uitat niciodată înapoi. De mai bine de șapte ani acoperă tutoriale tehnologice, recomandări de jocuri video și multe altele ca scriitor profesionist.
Mai multe de la Ben StegnerAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona