Home-theater-designers
Microsoft Word este programul standard de facto pentru documentele Microsoft Office, de la lucrări de cercetare până la rapoarte profesionale . Dar uneori aveți date într-un alt program pe care trebuie să le faceți referire; ar putea fi în Microsoft Excel, ar putea fi un PDF, ar putea fi chiar un alt document Word. Știind cum să importați aceste date, puteți economisi mult timp.
În acest articol, vom acoperi opt moduri diferite în care puteți importa informații în documentele dvs. Microsoft Word; unele vor fi utile pentru lucruri precum rapoarte, altele vor fi bune pentru scrisori de formulare și proiecte similare, iar altele vor economisi doar timp în câteva situații specifice când aveți nevoie de ceva ieșit din comun .
Nu știu ce să caut
Deoarece Microsoft Excel este cea mai versatilă resursă din care să importăm date, vom începe de aici.
Importați un tabel din Microsoft Excel
Formatarea tabelelor în Microsoft Word este groaznic. De aceea există Microsoft Excel, nu? Din fericire, Microsoft a avut previziunea de a vă permite să includeți tabele direct din Excel în documentul dvs. Word, astfel încât să puteți face toate formatările în Excel, unde este mult mai ușor.
Pentru a începe, selectați celulele pe care doriți să le copiați în Microsoft Excel, apăsați Editați> Copiați și reveniți la Microsoft Word.
Mergi la Editați> Lipiți special ... (sau faceți clic dreapta și selectați Lipiți special ... ) și selectați Lipește link-ul în bara laterală stângă. În La fel de... meniu, selectați Obiect Foaie de lucru Microsoft Excel , apoi lovit Bine .
Acum veți vedea celulele selectate chiar în documentul dvs. Microsoft Word. Și pentru că ați selectat Lipește link-ul in loc de Pastă , aceste celule se vor actualiza ori de câte ori faceți modificări în foaia de calcul Microsoft Excel.
Dacă selectați Pastă in loc de Lipește link-ul , celulele dvs. nu se vor actualiza atunci când faceți modificări în foaia de calcul. Cu toate acestea, are avantajul de a lucra dacă foaia Excel este prezentă sau nu. Deci, dacă nu veți avea nevoie de actualizări - dacă tipăriți sau veți trimite fișierul prin e-mail altcuiva și acesta trebuie să afișeze datele corecte, de exemplu - vă recomandăm să utilizați Pastă .
Importați o singură celulă din Microsoft Excel
De asemenea, puteți utiliza aceeași metodă ca mai sus pentru celule individuale:
În acest caz, în loc să selectați Obiect Foaie de lucru Microsoft Excel , Am selectat Text neformatat ; acesta este motivul pentru care numărul vine cu aceeași formatare ca și restul documentului Microsoft Word. S-a actualizat în continuare în același mod, dar nu trebuie să vă ocupați de încercarea de a obține caseta de text în locul potrivit.
Puteți utiliza aceeași strategie cu un tabel întreg, dacă doriți să păstrați formatarea în concordanță cu documentul dvs. Word. Dacă acest lucru nu funcționează sau aveți nevoie de un comportament mai complicat de la o singură celulă, puteți încerca să utilizați Visual Basic pentru a integra datele Excel în documentul dvs. Word.
Importați un grafic sau o diagramă din Microsoft Excel
La fel ca importul unui tabel, poate fi foarte convenabil să importați un grafic sau o diagramă din Microsoft Excel în Word, astfel încât să se actualizeze automat de fiecare dată când efectuați modificări în foaia de calcul Excel. Acest lucru ar putea fi util mai ales dacă trebuie să creați rapoarte regulate care să includă grafice. Din fericire, Microsoft a făcut acest proces extrem de ușor: trebuie doar să copiați și să inserați graficul din Microsoft Excel în Word.
De asemenea, puteți face clic și trageți graficul din Microsoft Excel în Word pentru a-l încorpora în fișier. În orice fel, graficul se va actualiza automat de fiecare dată când faceți modificări în foaia de calcul originală.
Combinarea corespondenței de la Microsoft Excel
O combinație de corespondență vă permite să creați un număr mare de litere, etichete, plicuri sau aproape orice altceva în Microsoft Word folosind date din Excel. Articolul lui Brad despre cum să combinați corespondența cu Microsoft Excel și Word acoperă subiectul mai detaliat decât aș putea vreodată, dar versiunea scurtă este că o veți folosi Tools> Mail Merge Manager pentru a vă selecta sursa de date și a crea șablonul în Microsoft Word.
Dacă utilizați o versiune mai veche de Microsoft Office, acest tutorial de îmbinare a corespondenței folosind Office 2007 ar putea fi util și puteți chiar să îl utilizați îmbinarea e-mailurilor pentru e-mailuri în masă în Outlook . Poate dura ceva timp pentru a obține blocarea utilizării îmbinării corespondenței, dar odată ce o veți obține, va fi unul dintre cele mai utile instrumente din arsenalul dvs. Office.
Importul fișierelor PDF
Un avertisment rapid: atunci când importați un PDF în Microsoft Word, acesta vine practic ca fișier imagine și nu ca text. Dacă doriți să puteți selecta sau modifica textul, va trebui să îl copiați și să-l inserați din fișierul PDF. Cu toate acestea, dacă doriți doar să încorporați un PDF în documentul dvs. Microsoft Word, apăsați Inserare> Obiect , apoi selectați Din fisier... și alegeți PDF-ul.
Veți ajunge cu PDF-ul încorporat astfel:
Nu este minunat pentru PDF-urile bazate pe text, dar dacă există imagini în fișier, este mai ușor decât copierea și lipirea sau găsirea unei modalități de a transforma PDF-ul într-un fișier imagine pentru al insera în documentul dvs. Microsoft Word.
Importul automat de text din alte documente Word
Dacă trebuie să tastați același lucru în mod regulat, este posibil să economisiți timp punându-l într-un document Microsoft Word și referindu-l pur și simplu dintr-un alt document.
Să presupunem că aveți o grămadă de scrisori de formular pe care trebuie să le trimiteți, care trebuie să includă numele dvs. și compania pentru care lucrați, dar angajatorul dvs. se schimbă în mod regulat. Nu doriți să modificați fiecare scrisoare ori de câte ori obțineți un nou contract, astfel încât să puteți stoca semnarea într-un singur document și să le actualizați pe toate celelalte ori de câte ori faceți o modificare.
Parcurgerea unui exemplu va ajuta la clarificarea acestui lucru. Iată un document „text actualizabil” pe care l-am salvat:
Vreau să includ fiecare dintre acestea - o semnare, informații de contact și un citat - în fiecare dintre scrisori. Pentru a face acest lucru, voi crea un marcaj pe fiecare. Pentru a crea un marcaj, evidențiați textul pe care doriți să îl legați în alte documente, apoi faceți clic pe Inserați> Marcaj .
Tastați numele marcajului și faceți clic Adăuga .
Acum, salvați fișierul și notați calea completă unde a fost salvat. Pentru a insera textul salvat, accesați un alt document Microsoft Word și apăsați Inserare> Câmp . Selectați IncludeText de la Numele câmpurilor meniul.
Acum, în caseta de text de sub meniu, tastați „INCLUDETEXT” [calea către fișier] ”[numele marcajului]”. Când l-am tastat, arăta astfel:
INCLUDETEXT 'Macintosh HD: Utilizatori: dralbright: Documente: semnare updateable-text.docx'
(Dacă utilizați Windows, va trebui să utilizați notația standard pentru căi, care începe cu „C: \”. Rețineți că trebuie să includeți două bare oblice între fiecare secțiune în loc de una.) Apăsați acum Bine și veți vedea textul inserat în documentul dvs.
cele mai bune aplicații pentru relații la distanță
Din când în când, tastați ceva greșit și veți primi o eroare, ca aceasta:
Pentru a remedia problema, faceți clic dreapta oriunde pe eroare și selectați Comutați codurile de câmp - aceasta vă va permite să vedeți și să editați codurile din interiorul documentului. Puteți utiliza acest lucru și în câmpurile care funcționează corect dacă trebuie să faceți o modificare.
De aici, puteți face orice remedieri de care aveți nevoie. În acest exemplu, există un semn extra egal la începutul codului.
După eliminarea semnului egal, câmpul funcționează corect.
Pentru a face o modificare a tuturor documentelor pe care le-ați conectat la marcaj, reveniți la fișierul dvs. text comun și pur și simplu faceți modificările. Aici, am înlocuit citatul lui Groucho Marx cu unul de la Oscar Wilde.
În celelalte documente, faceți clic dreapta pe câmpul actualizat și selectați Actualizați câmpul .
Și, iată-l, câmpul se actualizează cu noile informații.
Acest lucru ar putea părea o mulțime de muncă, dar dacă trebuie să tastați aceleași lucruri în mod regulat, ar putea economisi o cantitate uriașă de timp pe termen lung. Este nevoie de ceva timp de configurare pe partea frontală, dar veți vedea imediat confortul acestui sistem. Nu uitați să verificați și alte automatizări Office utile cu IFTTT pentru a economisi timp.
Importați text dintr-un fișier text sau dintr-un document Microsoft Word
Dacă doriți să obțineți text dintr-un fișier text sau dintr-un document Word, dar nu doriți să îl deschideți, selectați totul, copiați-l, reveniți la documentul dvs. și lipiți-l (acest lucru poate dura mult dacă aveți sute de pagini de text), puteți importa direct. Doar lovit Inserați> Fișier și selectați fișierul text sau documentul Word din care doriți să importați text.
După ce ați selectat fișierul (poate fi necesar să schimbați fișierul Permite derulant la Toate documentele lizibile ), veți vedea textul complet în documentul dvs. Microsoft Word.
Importați text dintr-o pagină web
Dacă doriți să păstrați o copie actualizată a unei pagini web într-un document Microsoft Word, puteți face și asta! Să presupunem că vreau un fișier text online care să conțină O poveste a doua orase în documentul meu. Voi folosi același câmp INCLUDETEXT, dar în loc să folosesc o cale locală, voi folosi adresa URL:
Actualizarea câmpului aduce întreaga carte în documentul meu.
Veți obține cele mai bune rezultate cu un site web foarte text. Puteți vedea ce se întâmplă când încerc să folosesc INCLUDETEXT pentru a introduce pagina de start a MakeUseof:
Dacă aveți nevoie să importați textul actualizat de pe un site web în documentul dvs., cu siguranță merită să vă jucați. S-ar putea să trebuiască să experimentați puțin, dar ar putea fi un instrument foarte util.
Ce faci Tu Importați în Microsoft Word?
Am acoperit opt lucruri diferite pe care le puteți importa în Microsoft Word aici - dar există probabil mai multe opțiuni acolo. Ce ați importat în Microsoft Word? Împărtășiți cele mai utile lucruri pe care le-ați putut importa, astfel încât să ne putem ajuta cu toții să economisim ceva timp devenind master Word!
Acțiune Acțiune Tweet E-mail 5 sfaturi pentru a vă supraîncărca mașinile VirtualBox LinuxV-ați săturat de slaba performanță oferită de mașinile virtuale? Iată ce ar trebui să faceți pentru a vă spori performanța VirtualBox.
Citiți în continuare Subiecte asemănătoare- Productivitate
- Microsoft Word
- Sfaturi Microsoft Office
Dann este un consultant în strategie de conținut și marketing care ajută companiile să genereze cerere și clienți potențiali. De asemenea, el blogează despre strategie și marketing de conținut la dannalbright.com.
Mai multe de la Dann AlbrightAboneaza-te la newsletter-ul nostru
Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!
Faceți clic aici pentru a vă abona