5 trucuri de completare automată Microsoft Excel pentru a construi foi de calcul mai repede

5 trucuri de completare automată Microsoft Excel pentru a construi foi de calcul mai repede

La completarea foilor de calcul, caracteristicile de completare automată Excel sunt cel mai eficient mod de a economisi timp. Majoritatea oamenilor nu realizează că pot automatiza multe lucruri pe care le fac manual pe Excel.



De exemplu, poate doriți să aplicați o formulă numai la fiecare al doilea sau al treilea rând atunci când trageți în jos pentru completarea automată. Sau poate doriți să completați toate spațiile goale dintr-o foaie. Acest articol vă va arăta cinci dintre cele mai eficiente modalități de automatizare a umplerii coloanelor.





1. Completați automat fiecare celulă din Excel

Oricine a folosit Excel de ceva timp știe cum să utilizeze caracteristica de completare automată pentru a completa o celulă Excel pe baza alteia.





Pur și simplu faceți clic și țineți apăsat mouse-ul pe colțul din dreapta jos al celulei și trageți-l în jos pentru a aplica formula din celula respectivă la fiecare celulă de sub ea (similar cu copierea formulelor în Excel ).

În cazul în care o primă celulă este doar un număr și nu o formulă, Excel ar umple automat celulele numărând în sus cu una.



Cu toate acestea, ce se întâmplă dacă nu doriți să aplicați formula de completare automată Excel la fiecare celulă de sub ea? De exemplu, ce se întâmplă dacă doriți doar ca fiecare celulă să populeze automat și să concateneze numele și prenumele, dar doriți să lăsați liniile de adresă neatinse?

Cum să populați automat fiecare celulă din Excel

Puteți face acest lucru modificând ușor procedura de completare automată. În loc să faceți clic pe prima celulă și apoi să o trageți în jos din colțul din dreapta jos, veți evidenția primele două celule. Apoi, plasați mouse-ul în colțul din dreapta jos al celor două celule până când cursorul se transformă în „ + '.





Acum țineți și trageți-l în jos, așa cum ați face în mod normal.

Excel nu mai umple automat fiecare celulă bazată pe prima celulă, ci acum umple doar fiecare a doua celulă din fiecare bloc.





Cum se manipulează alte celule

Ce se întâmplă dacă aceste a doua celule nu sunt goale? Ei bine, în acest caz, Excel va aplica aceleași reguli și în a doua celulă a primului bloc pe care l-ați evidențiat la fiecare celulă.

De exemplu, dacă a doua celulă are un „1” în ea, atunci Excel va completa automat celelalte celule numărând cu 1.

Vă puteți imagina cum această flexibilitate ar putea spori mult cât de eficient sunteți capabil să completați automat datele în foi. Este unul dintre multele moduri în care Excel vă ajută să economisiți timp în timp ce gestionați o mulțime de date.

care este punctul la jumătatea distanței dintre două orașe

2. Completarea automată la sfârșitul datelor în Microsoft Excel

Un lucru pe care oamenii îl întâlnesc adesea atunci când lucrează la foi de lucru Excel într-un mediu corporativ este tratarea foilor de lucru masive.

Este suficient de ușor să trageți cursorul mouse-ului de sus în partea de jos a unui set de 100 până la 200 de rânduri pentru a completa complet coloana respectivă. Dar, dacă există de fapt 10.000 sau 20.000 de rânduri în foaia de calcul? Tragerea cursorului mouse-ului în jos pe 20.000 de rânduri ar dura mult timp.

Există un truc rapid pentru a face acest lucru mai eficient. Iată cum să populați automat suprafețe mari în Excel. În loc să trageți până în coloană, țineți apăsată tasta Shift de pe tastatură.

Acum veți observa când plasați mouse-ul în colțul din dreapta jos al celulei, în loc de o pictogramă plus, este o pictogramă cu două linii orizontale, paralele.

Acum, tot ce trebuie să faci este dublu click pictograma respectivă, iar Excel va umple automat întreaga coloană, dar numai până acolo unde coloana adiacentă are de fapt date.

Acest singur truc poate economisi nenumărate ore irosite încercând să trageți mouse-ul în jos pe sute sau mii de rânduri.

3. Completați Blanks

Imaginați-vă că ați primit sarcina de a curăța o foaie de calcul Excel și șeful dvs. dorește să faceți acest lucru aplicați o formulă specifică către fiecare celulă goală dintr-o coloană.

Nu puteți vedea niciun model previzibil, deci nu puteți utiliza trucul de completare automată „fiecare celălalt x” de mai sus. În plus, această abordare ar elimina orice date existente în coloană. Ce poti face?

Ei bine, există un alt truc pe care îl puteți folosi doar pentru a completa celule goale cu orice îți place.

În foaia de mai sus, șeful dvs. dorește să completați orice celulă goală cu șirul „N / A”. Într-o foaie cu doar câteva rânduri, acesta ar fi un proces manual ușor. Dar într-o foaie cu mii de rânduri, ți-ar lua o zi întreagă.

Deci, nu o faceți manual. Doar selectați toate datele din coloană. Apoi du-te la Acasă selectați meniul Găsiți și selectați pictogramă, selectați Mergeți la Special .

În fereastra următoare, selectați Goluri .

În fereastra următoare, puteți introduce formula în prima celulă goală. În acest caz, trebuie doar să tastați N / A și apoi apăsați Ctrl + Enter astfel încât același lucru se aplică fiecărei celule goale găsite.

Dacă doriți, în loc de „N / A”, puteți introduce o formulă în prima celulă goală (sau faceți clic pe valoarea anterioară pentru a utiliza formula din celula chiar deasupra celei goale).

Când apăsați Ctrl + Enter , va aplica aceeași formulă tuturor celorlalte celule goale. Curățarea unei foi de calcul dezordonate poate fi destul de rapidă și ușoară cu această caracteristică.

cel mai bun loc pentru a cumpăra un computer personalizat

4. Completați cu macro-ul valorii anterioare

Ultimul truc face de fapt câțiva pași. Trebuie să faceți clic pe o grămadă de elemente de meniu - iar reducerea clicurilor este ceea ce devine mai eficient, nu?

Deci, să facem acest ultim truc cu un pas mai departe. Să-l automatizăm cu o macro. Următoarea macro va căuta practic o coloană și va verifica dacă există o celulă necompletată. Dacă este necompletat, va copia valoarea sau formula din celula de deasupra acestuia.

Pentru a crea macro-ul, faceți clic pe Dezvoltator din meniu și faceți clic pe Macrocomenzi pictogramă.

Denumiți macro-ul și apoi faceți clic pe Creați macro buton. Aceasta va deschide o fereastră de editor de cod. Lipiți următorul cod în noua funcție.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the row number.')
LastRow = Range(FirstColumn & '65536').End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = '' Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i

Abordarea din scriptul de mai sus este de a o face flexibilă, așa că îi va permite utilizatorului foii să specifice ce coloană și rând să înceapă. Deci, acum, când aveți o foaie care arată astfel:

Odată ce completați celula goală cu aceeași formulă ca celula de deasupra ei, puteți rula macroul pentru a completa golurile din coloana G.

După ce răspundeți la solicitările de pornire a coloanei și rândului, acesta va completa toate golurile din coloana respectivă fără a atinge datele existente.

În esență, este completarea automată a coloanei, lăsând în același timp datele existente. Acest lucru nu este ușor de făcut doar trăgând mouse-ul în coloană, dar folosind fie abordarea bazată pe meniu descrisă mai sus, fie abordarea macro descrisă în această secțiune, este posibil.

5. Macro de calcule iterative

Calculele iterative se bazează pe rezultatele rândurilor anterioare. De exemplu, profitul companiei din luna următoare poate depinde de profitul din luna precedentă.

În acest caz, trebuie să includeți valoarea celulei anterioare în calculul care încorporează date din toată foaia sau registrul de lucru. Realizarea acestui lucru înseamnă că nu puteți doar copia și lipi celula, ci efectuați calculul pe baza rezultatelor reale din interiorul celulei.

Să modificăm macro-ul anterior pentru a efectua un nou calcul pe baza rezultatelor din celula anterioară.

FirstColumn = InputBox('Please enter the column letter.')
FirstRow = InputBox('Please enter the first row number.')
LastRow = InputBox('Please enter the last row number.')
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i

În acest script, utilizatorul furnizează atât primul, cât și ultimul număr de rând. Deoarece nu există date în restul coloanei, scriptul nu are idee de unde să înceapă. Odată ce scriptul este furnizat, acesta va face apoi un calcul interactiv folosind valoarea anterioară și va completa întreaga coloană cu noile date.

Rețineți că aceasta este doar o abordare alternativă la calculele iterative. Puteți face același lucru tastând o formulă direct în următoarea celulă goală și includând celula anterioară în formulă. Apoi, atunci când completați automat coloana respectivă, aceasta va încorpora valoarea anterioară în același mod.

Avantajul utilizării unei macro este că, dacă doriți, puteți adăuga o logică avansată la calculul interactiv, ceea ce nu ați putea face într-o formulă simplă de celule.

Puteți afla mai multe despre erori de evitat atunci când realizați macrocomenzi Excel aici .

cum se conectează telefonul la televizor cu USB

Completarea automată a coloanelor Excel este o briză

După cum puteți vedea, abordarea pe care o alegeți atunci când coloanele de completare automată vă poate reduce cu adevărat volumul de lucru. Este deosebit de important atunci când aveți de-a face cu foi de calcul cu mii de coloane sau rânduri. După puțină răbdare și practică, veți putea să completați fără efort formulele în Excel.

Acțiune Acțiune Tweet E-mail Cum se utilizează funcția RANDBETWEEN în Excel

Funcția Excel RANDBETWEEN returnează un nou număr aleatoriu de fiecare dată când recalculează foaia dvs. de calcul. Iată cum să-l folosiți!

Citiți în continuare
Subiecte asemănătoare
  • Productivitate
  • Foaie de calcul
  • Microsoft Excel
  • Sfaturi Microsoft Office
  • Sfaturi de productivitate
Despre autor Ryan Dube(942 articole publicate)

Ryan are o diplomă de licență în inginerie electrică. A lucrat 13 ani în ingineria automatizării, 5 ani în IT, iar acum este inginer de aplicații. Fost editor manager al MakeUseOf, a vorbit la conferințe naționale privind vizualizarea datelor și a fost prezentat la TV și radio naționale.

Mai multe de la Ryan Dube

Aboneaza-te la newsletter-ul nostru

Alăturați-vă newsletter-ului pentru sfaturi tehnice, recenzii, cărți electronice gratuite și oferte exclusive!

Faceți clic aici pentru a vă abona